Convention (n°26) concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil
signée à Neuchâtel le 12 septembre 1997
Les États signataires de la présente Convention, membres de la Commission Internationale de l'État Civil,
Désireux de promouvoir et de faciliter leurs relations dans le domaine de l'état civil et d'organiser d'un commun accord un échange international d'informations afin notamment de rendre plus aisées les démarches administratives des personnes résidant sur leur territoire,
Sont convenus des dispositions suivantes :
Désireux de promouvoir et de faciliter leurs relations dans le domaine de l'état civil et d'organiser d'un commun accord un échange international d'informations afin notamment de rendre plus aisées les démarches administratives des personnes résidant sur leur territoire,
Sont convenus des dispositions suivantes :
Article 1er
Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit un mariage dans un registre de l'état civil, il envoie un extrait de l'acte de mariage à l'officier de l'état civil du lieu de naissance de chaque conjoint si ce lieu est situé sur le territoire d'un autre État contractant.
Article 2
1. Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit un divorce dans un registre de l'état civil, il envoie un avis de dissolution de mariage à l'officier de l'état civil du lieu de la célébration du mariage si celui-ci a été célébré sur le territoire d'un autre État contractant.
2. Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit un divorce dans un registre de l'état civil, il envoie un avis de dissolution de mariage à l'officier de l'état civil du lieu de naissance de chaque conjoint si ce lieu est situé sur le territoire d'un autre État contractant.
3. Les dispositions prévues aux alinéas 1 et 2 sont applicables lorsqu'un mariage a été annulé, déclaré nul, non existant ou dissous par une autre cause que le divorce.
Article 3
Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit dans un registre de l'état civil la reconnaissance d'un enfant, il envoie un extrait de l'acte de reconnaissance à l'officier de l'état civil du lieu de naissance de l'enfant si ce lieu est situé sur le territoire d'un autre État contractant.
Article 4
1. Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit dans un registre de l'état civil un acte de décès, il envoie un extrait de cet acte à l'officier de l'état civil du lieu de naissance du défunt si ce lieu est situé sur le territoire d'un autre État contractant.
2. Lorsque la personne décédée était mariée, l'officier de l'état civil envoie un extrait de l'acte de décès à l'officier de l'état civil du lieu du mariage et à celui du lieu de naissance du conjoint lorsque le lieu du mariage ou celui de la naissance sont situés sur le territoire d'un autre État contractant.
Article 5
1. Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit dans un registre de l'état civil une rectification relative à un acte de mariage, de reconnaissance ou de décès, il envoie un extrait de l'acte rectifié à l'officier de l'état civil du lieu de naissance de la personne ou des personnes concernées si ce lieu est situé sur le territoire d'un autre État contractant.
2. Lorsqu'un officier de l'état civil d'un État contractant inscrit dans un registre de l'état civil une rectification relative à un acte de naissance, il envoie un extrait de l'acte rectifié à l'officier de l'état civil du lieu du mariage, de la reconnaissance ou du décès de la personne concernée si l'acte de mariage, de reconnaissance ou de décès a été établi sur le territoire d'un autre État contractant.
3. Au sens du présent article, le mot "rectification" s'entend de l'inscription dans un registre de l'état civil d'une décision émanant de l'autorité compétente qui, sans statuer sur une question relative à l'état des personnes ou sur le droit à une qualification nobiliaire ou honorifique, répare une erreur dans un acte de l'état civil.
Article 6
La communication des avis et extraits prévue aux articles 1 à 5 ne préjuge pas de la nationalité des personnes concernées.
Article 7
Les avis et extraits sont utilisés par les autorités de l'État destinataire conformément aux lois et règlements de cet État.
Article 8
Lorsque la communication des avis et extraits concerne une personne née sur le territoire d'un État contractant dont la législation prévoit la tenue d'un registre de famille, l'officier de l'état civil communique si possible le lieu de dépôt et le numéro du registre de famille de la personne concernée.
Article 9
1. Les avis et extraits sont rédigés dans la langue de l'autorité qui les a établis conformément aux formules figurant à l'annexe 1 de la présente Convention.
2. Toutes les inscriptions à porter sur les formules sont écrites en caractères latins d'imprimerie; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue de l'autorité qui délivre l'avis ou l'extrait.
Article 10
1. Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement, sous les symboles Jo, Mo et An, le jour, le mois et l'année. Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l'année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l'année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.
2. Le nom de tout lieu mentionné dans un avis ou extrait est suivi du nom de l'État où ce lieu est situé chaque fois que cet État n'est pas celui où l'avis ou l'extrait est délivré.
Article 11
S'il n'est pas possible de remplir une case ou une partie de case, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits.
Article 12
Au verso de chaque avis ou extrait doivent figurer :
- une référence à la Convention, au moins dans la langue ou l'une des langues officielles de chacun des États qui, au moment de la signature de la présente Convention, sont membres de la Commission Internationale de l'État Civil,
- un résumé des articles 9, alinéa 2, 10 et 11 de la Convention, au moins dans la langue de l'autorité qui délivre l'avis ou l'extrait.
- une référence à la Convention, au moins dans la langue ou l'une des langues officielles de chacun des États qui, au moment de la signature de la présente Convention, sont membres de la Commission Internationale de l'État Civil,
- un résumé des articles 9, alinéa 2, 10 et 11 de la Convention, au moins dans la langue de l'autorité qui délivre l'avis ou l'extrait.
Article 13
La liste des termes utilisés et de leurs codes figure à l'annexe 2 de la présente Convention.
Article 14
1. Lors de la ratification de la présente Convention, de l'acceptation, de l'approbation ou de l'adhésion, chaque État contractant devra déposer auprès du Secrétariat Général de la Commission Internationale de l'État Civil la traduction dans sa ou ses langues officielles des termes inclus dans la liste figurant à l'annexe 2 de la présente Convention. Cette traduction devra être approuvée par le Bureau de la Commission Internationale de l'État Civil.
2. Toute modification apportée à cette traduction devra être déposée auprès du Secrétariat Général de la Commission Internationale de l'État Civil et approuvée par le Bureau de la Commission Internationale de l'État Civil.
Article 15[1]
1. Le codage des énonciations contenues dans les formules figurant à l'annexe 1 et la liste des codes prévus à l'annexe 2 pourront être modifiés par une résolution votée à la majorité simple par les représentants des États membres de la Commission Internationale de l'État Civil et des États non membres parties à la Convention.
2. La résolution visée au premier alinéa sera déposée auprès du Conseil Fédéral Suisse et prendra effet, dans les rapports entre les États contractants, à compter du premier jour du septième mois suivant ce dépôt.
Article 16
1. La présente Convention remplace la Convention concernant l'échange international d'informations en matière d'état civil signée à Istanbul le 4 septembre 1958 dans les rapports entre les États qui seront parties aux deux Conventions.
2. Les dispositions des articles précédents ne font pas obstacle à la transmission aux autorités d'un État contractant, par la voie diplomatique ou autre voie prévue par une convention particulière, de tout acte ou décision concernant l'état civil d'une personne née sur le territoire de cet État.
Article 17
L'échange d'informations prévu par la présente Convention ne s'applique pas aux transmissions aux officiers de l'état civil de l'État dont est originaire la personne concernée lorsque celle-ci a la qualité de réfugié.
Article 18
La présente Convention sera ratifiée, acceptée ou approuvée et les instruments de ratification, d'acceptation ou d'approbation seront déposés auprès du Conseil Fédéral Suisse.
Article 19
1. La présente Convention entrera en vigueur le premier jour du septième mois qui suit celui du dépôt du deuxième instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion.
2. A l'égard de l'État qui ratifiera, acceptera, approuvera ou adhérera après son entrée en vigueur, la Convention prendra effet le premier jour du septième mois qui suit celui du dépôt par cet État de l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion.
Article 20
Tout État membre de la Commission Internationale de l'État Civil, de l'Union Européenne ou du Conseil de l'Europe pourra adhérer à la présente Convention. L'instrument d'adhésion sera déposé auprès du Conseil Fédéral Suisse.
Article 21
1. Tout État, au moment de la signature, de la ratification, de l'acceptation, de l'approbation ou de l'adhésion ou à tout moment par la suite, pourra déclarer que la présente Convention s'étendra à l'ensemble des territoires dont il assure les relations sur le plan international, ou à l'un ou plusieurs d'entre eux.
2. Cette déclaration sera notifiée au Conseil Fédéral Suisse et l'extension prendra effet au moment de l'entrée en vigueur de la Convention pour ledit État ou, ultérieurement, le premier jour du septième mois qui suit celui de la réception de la notification.
3. Toute déclaration d'extension pourra être retirée par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse et la Convention cessera d'être applicable au territoire désigné le premier jour du septième mois qui suit celui de la réception de ladite notification.
Article 22
1. La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée.
2. Tout État partie à la présente Convention aura toutefois la faculté de la dénoncer à tout moment après l'expiration d'un délai d'un an à partir de la date de l'entrée en vigueur de la Convention à son égard. La dénonciation sera notifiée au Conseil Fédéral Suisse et prendra effet le premier jour du septième mois qui suit celui de la réception de cette notification. La Convention restera en vigueur entre les autres États.
Article 23
1. Le Conseil Fédéral Suisse notifiera aux États membres de la Commission Internationale de l'État Civil et à tout autre État ayant adhéré à la présente Convention :
a) le dépôt de tout instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion ;
b) toute date d'entrée en vigueur de la Convention ;
c) toute déclaration concernant l'extension territoriale de la Convention ou son retrait, avec la date à laquelle elle prendra effet ;
d) toute dénonciation de la Convention et la date à laquelle elle prendra effet ;
e) toute résolution prise en application de l'article 15, avec la date à laquelle elle prendra effet.
a) le dépôt de tout instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion ;
b) toute date d'entrée en vigueur de la Convention ;
c) toute déclaration concernant l'extension territoriale de la Convention ou son retrait, avec la date à laquelle elle prendra effet ;
d) toute dénonciation de la Convention et la date à laquelle elle prendra effet ;
e) toute résolution prise en application de l'article 15, avec la date à laquelle elle prendra effet.
2. Le Conseil Fédéral Suisse avisera le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil de toute notification faite en application du paragraphe 1.
3. Dès l'entrée en vigueur de la présente Convention, une copie certifiée conforme sera transmise par le Conseil Fédéral Suisse au Secrétaire Général des Nations Unies aux fins d'enregistrement et de publication, conformément à l'article 102 de la Charte des Nations Unies.
En foi de quoi, les soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.
Fait à Neuchâtel, le 12 septembre 1997, en un seul exemplaire, en langue française, qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse, et dont une copie certifiée conforme sera remise, par la voie diplomatique, à chacun des États membres de la Commission Internationale de l'État Civil et aux États adhérents. Une copie certifiée conforme sera également adressée au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.
[1]NDLR : En application de l’article 15, les annexes 1 et 2 de la Convention ont été modifiées par une Résolution adoptée par l’Assemblée Générale le 17 septembre 2015 ; ladite Résolution a été notifiée au Conseil fédéral suisse.
Seul l'original français fait foi.