La présente Convention a été conçue dans le but de faciliter la circulation internationale et la compréhension des documents d'état civil. Elle est destinée à répondre à plusieurs besoins. Depuis quelques années, des États non membres de la Commission Internationale de l'État Civil portent un intérêt croissant aux activités et aux conventions de cette organisation. Parmi ces conventions, nombreuses sont celles qui prévoient l'utilisation de formules plurilingues. L'adhésion de nouveaux États aux conventions existantes nécessiterait l'ajout à ces formules de nouvelles traductions préimprimées. Or, la rédaction et la mise en page prescrites des formules plurilingues ne laissent pas assez d'espace pour procéder à de tels ajouts. C'est ainsi qu'est née l'idée de pourvoir chaque énonciation d'un code chiffré qui permet d'en trouver la traduction dans un lexique officiel annexé à la Convention.

La Convention a également été inspirée par le développement de l'informatique au niveau de l'administration des communes, développement qui a déjà été à l'origine des efforts entrepris par la Commission Internationale de l'État Civil afin d'uniformiser le contenu des actes de l'état civil. Ces efforts ont conduit à l'adoption de deux instruments, la Recommandation du 10 septembre 1987 relative à l'harmonisation des actes de l'état civil et celle du 7 septembre 1990 relative à l'harmonisation des extraits d'actes de l'état civil. L'ordinateur offre aux services de l'état civil de nouvelles possibilités d'exploiter les données contenues dans ces actes standardisés, y compris ceux provenant de l'étranger. La mise en place de programmes de traduction permettra de produire facilement, par voie automatisée, la traduction de tout document couvert par la présente Convention dans la langue de l'État où il est présenté. Par ailleurs, ces facilités rendront superflue l'utilisation de formules plurilingues. Il est à noter enfin que la Convention uniformise elle-même les traductions des termes non préimprimés sur les formules des conventions, évitant les écarts qui se produisent nécessairement lorsqu'un lexique officiel n'a pas été établi.

Dans un premier temps, il a été tenté d'élaborer un système de codage englobant tous les extraits nationaux des États membres de la Commission Internationale de l'État Civil. Cette tentative s'est heurtée à des difficultés considérables dues notamment au grand nombre des mentions prévues par la législation de certains États. Par la suite les efforts se sont centrés sur l'élaboration d'un lexique couvrant les énonciations des extraits de la Convention du 27 septembre 1956 relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, de la Convention du 8 septembre 1976 relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, ainsi que des extraits harmonisés prévus par la Recommandation précitée du 7 septembre 1990. Là encore, les difficultés techniques ont été notables, étant donné que des mentions très diverses apparaissent sous la rubrique "autres énonciations". Afin d'en arriver à un instrument maniable, on a regroupé sous un seul terme certaines notions semblables mais pas tout à fait identiques. Là où l'on n'a pas pu trouver l'équivalent exact d'une notion dans telle ou telle langue, on a préféré la décrire afin d'éviter tout malentendu sur sa signification.

La Convention a été rédigée comme un instrument évolutif en ce sens que le système de codage pourra par la suite être étendu à d'autres conventions de la Commission Internationale de l'État Civil et à d'autres documents nationaux des États contractants. Le lexique devra être adapté en fonction des développements à venir.

L'article 1er pose le principe de la Convention et en définit le champ d'application. Les États contractants s'engagent à assurer le codage des documents établis en application des Conventions et Recommandations énumérées à l'annexe 1. Le codage consiste à pourvoir chaque énonciation d'un document du code correspondant figurant au lexique de l'annexe 2. Ce lexique, qui pourra par la suite être étendu, couvre actuellement l'ensemble des termes susceptibles d'être utilisés dans les extraits établis selon les Conventions du 27 septembre 1956 et du 8 septembre 1976, précitées, et selon la Recommandation du 7 septembre 1990, dans la mesure où celle-ci a été suivie dans les États membres.

Un examen fait après la mise au point du lexique a permis de constater que certains documents nationaux autres que ceux couverts par la Recommandation précitée pouvaient déjà être codés sans qu'il soit nécessaire d'ajouter de nouveaux termes au lexique. D'autres documents nationaux pourraient être codés moyennant de légers aménagements du lexique. L'article 1er, second alinéa, tient compte de ce développement en prévoyant que chaque État contractant aura la faculté de délivrer des documents nationaux dont les énonciations sont pourvues des codes prévus par la Convention. Pour que de tels documents soient acceptés dans les autres États contractants, l'État émetteur doit notifier sa décision au Conseil Fédéral Suisse, qui la portera à la connaissance des autres États contractants.

L'objet de la Convention étant de remplacer les traductions préimprimées des formules existantes par un codage, il est logique qu'un document mentionné à l'article 1er, lorsqu'il est dûment codé, puisse être présenté à un officier de l'état civil dans un autre État contractant sans être accompagné d'une traduction. Cet officier disposera des moyens nécessaires pour décoder et comprendre le document codé. L'acceptation du document codé ne préjuge ni l'appréciation juridique de son contenu ni la reconnaissance des faits qui y sont relatés.
Il est bien entendu qu'un État contractant pourra refuser d'accepter sans traduction un document s'il contient des énonciations non codées.

Lorsque le document établi dans l'État contractant A doit être présenté dans l'État contractant B à une autorité ou à un organisme autre qu'un officier de l'état civil, l'intéressé doit pouvoir obtenir un document décodé. L'article 2, second alinéa, prévoit que l'État B s'engage à prendre les dispositions nécessaires pour que le contenu du document puisse être compris dans sa langue officielle ou dans l'une de ses langues officielles. Cet alinéa a été rédigé de manière à tenir compte des moyens techniques existant ou à mettre en place dans les États contractants. Un officier de l'état civil ne disposant pas d'un matériel informatisé pourra remplir l'obligation prévue par cet alinéa notamment en inscrivant sur une photocopie du document original les traductions trouvées dans le lexique. Les systèmes informatisés actuellement utilisés par les services de l'état civil de certains États membres permettent de composer une liste des codes utilisés dans le document, suivis des traductions correspondantes. Il se peut que dans un avenir proche des systèmes plus performants soient développés, permettant de reproduire dans la langue voulue le document sous sa forme initiale. La dernière phrase de l'alinéa anticipe sur une telle évolution.

Les États contractants ont la faculté de faire effectuer le décodage par leurs officiers de l'état civil ou par une autre autorité à désigner par eux. Le cas échéant, un service central peut en être chargé. La ratification de la Convention ou l'adhésion à celle-ci comporte l'obligation de fournir une traduction des termes du lexique.

Les articles 4 et 5 précisent les modalités de ratification ou d'adhésion. Tout État peut devenir partie à la Convention.

Étant donné que chaque ratification ou adhésion implique que les autres États contractants donnent aux services intéressés les instructions nécessaires et apportent les modifications éventuellement requises à leurs systèmes informatisés, le délai d'entrée en vigueur a été fixé à six mois.

L'article 7 concerne l'extension du champ d'application matériel de la Convention. Une enquête effectuée auprès des sections nationales de la Commission Internationale de l'État Civil a permis de constater que le droit constitutionnel des États membres ne s'oppose pas à ce qu'une telle extension soit opérée par une décision prise par les États membres et les États non membres qui auront adhéré à la Convention. Cette procédure évite le recours aux protocoles additionnels avec toutes les complications qu'ils créeraient.

Le premier alinéa a trait à deux types de modifications, à savoir l'inclusion d'autres conventions à l'annexe 1 et les changements apportés au système des codes ou aux termes figurant dans le lexique. Ces décisions seront prises à l'unanimité.

Le second alinéa prévoit pour les éventuelles extensions du lexique un régime plus léger, c'est-à-dire une décision prise à la majorité simple.

L'article 8 tend à résoudre le problème épineux de la succession des conventions. Certaines conventions existantes de la Commission Internationale de l'État Civil prévoient l'utilisation de formules standard y annexées. La nouvelle convention ne supprime pas cette utilisation, mais son application rend superflues les traductions préimprimées sur les formules en question. Il suffira que les énonciations y figurent dans la langue de l'État émetteur, avec les codes correspondants. Étant donné que l'abandon immédiat du plurilinguisme constituerait une atteinte aux dispositions y relatives des conventions antérieures, l'article 8 dispose que cet abandon ne pourra avoir lieu que lorsque tous les États parties aux conventions antérieures auront ratifié la nouvelle convention. Jusqu'à ce moment-là, ces États continueront à utiliser les formules plurilingues classiques tout en y ajoutant les codes prévus par la présente Convention.

La question s'est posée de savoir comment les États non parties aux conventions figurant à l'annexe 1 pourront bénéficier pleinement des facilités offertes par la présente Convention. Etant donné la finalité du nouvel instrument, il a été jugé inutile d'amener de tels États à adhérer aussi aux conventions antérieures, ce qui signifierait pour eux, au moins provisoirement, l'utilisation des formules plurilingues. Il suffira que ces États prévoient l'établissement, dans leur langue officielle, de documents dont le contenu est le même que celui des formules prévues par les conventions antérieures. Ces documents, dûment codés, seront acceptés dans les autres États contractants en tant que documents nationaux visés à l'article 1er, second alinéa.

Les articles 9 à 12 n'appellent pas de commentaires particuliers. Ils contiennent les clauses techniques que l'on retrouve dans bon nombre de conventions antérieures élaborées par la Commission Internationale de l'État Civil.