Convention CIEC n°22

Convention (n°22) relative à la coopération internationale en matière d’aide administrative aux réfugiés

signée à Bâle le 3 septembre 1985

Les États signataires de la présente Convention, membres de la Commission Internationale de l'État Civil, désireux d'organiser, en vue de l'application de l'article 25 de la Convention relative au statut des réfugiés signée à Genève, le 28 juillet 1951, la coopération internationale administrative afin de déterminer l'identité et l'état civil des réfugiés, se référant par ailleurs aux dispositions de la Convention européenne sur l'obtention à l'étranger d'informations et de preuves en matière administrative faite à Strasbourg, le 15 mars 1978, sont convenus des dispositions suivantes :

Article 1er

1. En vue de la délivrance de documents ou certificats en application de l'article 25 de la Convention relative au statut des réfugiés signée à Genève, le 28 juillet 1951, l'État contractant sur le territoire duquel un réfugié, au sens de la Convention précitée et du Protocole de 1967 relatif au statut des réfugiés, réside régulièrement, peut s'adresser à tout autre État contractant sur le territoire duquel l'intéressé a résidé antérieurement, afin d'obtenir des informations concernant l'identité et l'état civil sous lesquels il a été admis ou enregistré dans cet État.

2. En aucun cas, une telle demande ne peut adressée à l'État d'origine de l'intéressé. A l'égard de tout autre État, l'État de résidence s'abstiendra d'adresser une telle demande lorsque sa démarche serait de nature à porter atteinte à la sécurité du réfugié ou des membres de sa famille.

3. L'État requérant ne peut utiliser les renseignements fournis en application de la présente Convention à d'autres fins que celles qui sont précisées au premier alinéa.

Article 2

1. L'échange d'informations est fait entre les autorités désignées à l'article 3, soit directement, soit par la voie diplomatique ou consulaire, au moyen d'une formule plurilingue dont le modèle est annexé à la présente Convention.

2. L'autorité requise doit indiquer, dans la formule et en regard des informations sollicitées par l'autorité requérante, les renseignements dont elle dispose sauf dans les cas où elle estime que leur révélation serait de nature à porter atteinte à son ordre public ou à la sécurité du réfugié ou des membres de sa famille.

3. La formule est renvoyée dès que possible et sans frais.

Article 3

Lors de la signature, de la ratification, de l'acceptation, de l'approbation ou de l'adhésion, chaque État indique l'autorité centrale qu'il a désignée, d'une part pour formuler la demande d'informations, d'autre part pour y répondre. Les États fédéraux ont la faculté de désigner plusieurs autorités.

Article 4

1. Toutes les inscriptions à porter sur la formule sont écrites en caractères latins d'imprimerie; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue de l'autorité requérante.

2. Si l'autorité requérante ou l'autorité requise n'est pas en mesure de remplir une case ou une partie de case, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits.

Article 5

1. Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement, sous les symboles Jo, Mo et An, le jour, le mois et l'année. Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l'année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l'année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.

2. Le nom de tout lieu mentionné dans la formule est suivi du nom de l'État où ce lieu est situé, chaque fois que cet État n'est pas celui de l'autorité requérante.

3.Sont exclusivement utilisés les symboles suivants :
- pour indiquer le sexe masculin, la lettre M, le sexe féminin, la lettre F ;
- pour indiquer la nationalité, les lettres employées pour désigner le pays en matière d'immatriculation des voitures automobiles ;
- pour indiquer la situation matrimoniale, la lettre C pour désigner un célibataire, les lettres MA pour désigner une personne mariée, Dm pour désigner le décès du mari, Df pour désigner le décès de la femme, Div pour désigner le divorce, Sc pour désigner la séparation de corps et A pour désigner l'annulation du mariage ;
- pour indiquer la condition de réfugié, les lettres REF ;
- pour indiquer la condition d'apatride, les lettres APA.

4. En cas de mariage ou de séparation de corps, de dissolution ou d'annulation du mariage, sont mentionnés, après l'indication du symbole qui s'y rapporte, la date et le lieu de l'événement.

Article 6

1. Au recto de chaque formule, les mentions invariables, à l'exclusion des symboles prévus à l'article 5 en ce qui concerne les dates, sont imprimées en deux langues au moins, dont la langue ou l'une des langues officielles de l'État requérant et la langue française.

2. La signification des symboles doit être indiquée au moins dans la langue ou l'une des langues officielles de chacun des États qui, au moment de la signature de la présente Convention, sont membres de la Commission Internationale de l'État Civil, ainsi que dans la langue anglaise.

3. Au verso de chaque formule doivent figurer :
- une référence à la Convention, dans les langues indiquées au deuxième paragraphe du présent article ;
- une traduction des mentions invariables, dans les langues indiquées au deuxième paragraphe du présent article, si ces langues n'ont pas été utilisées au recto ;
- un résumé des articles 4 et 5 de la Convention, au moins dans la langue ou l'une des langues officielles de l'autorité requérante.

4. Toute traduction doit être approuvée par le Bureau de la Commission Internationale de l'État Civil.

Article 7

Les formules sont datées et revêtues de la signature et du sceau de l'autorité requérante et de l'autorité requise. Elles sont dispensées de légalisation ou de toute formalité équivalente sur le territoire des États contractants.

Article 8

Sont dispensés de toute légalisation ou de toute formalité équivalente sur le territoire de chacun des États liés par la présente Convention, les documents concernant l'identité et l'état civil produits par les réfugiés et qui émanent de leurs autorités d'origine.

Article 9

La présente Convention sera ratifiée, acceptée ou approuvée et les instruments de ratification, d'acceptation ou d'approbation seront déposés auprès du Conseil Fédéral Suisse.

Article 10

1. La présente Convention entrera en vigueur le premier jour du troisième mois qui suit celui du dépôt du deuxième instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion.

2. A l'égard de l'État qui ratifiera, acceptera, approuvera ou adhérera après son entrée en vigueur, la Convention prendra effet le premier jour du troisième mois qui suit celui du dépôt par cet État de l'instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion.

Article 11

Tout État membre de la Commission Internationale de l'État Civil, des Communautés Européennes ou du Conseil de l'Europe pourra adhérer à la présente Convention. L'instrument d'adhésion sera déposé auprès du Conseil Fédéral Suisse.

Article 12

Aucune réserve à la présente Convention n'est admise.

Article 13

1. Tout État, au moment de la signature, de la ratification, de l'acceptation, de l'approbation ou de l'adhésion ou à tout autre moment part la suite, pourra déclarer que la présente Convention s'étendra à l'ensemble des territoires dont il assure les relations sur le plan international, ou à l'un ou plusieurs d'entre eux.

2. Cette déclaration sera notifiée au Conseil Fédéral Suisse et l'extension prendra effet au moment de l'entrée en vigueur de la Convention pour ledit État ou, ultérieurement, le premier jour du troisième mois qui suit celui de la réception de la notification.

3. Toute déclaration d'extension pourra être retirée par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse et la Convention cessera d'être applicable au territoire désigné le premier jour du troisième mois qui suit celui de la réception de ladite notification.

Article 14

1. La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée.

2. Tout État partie à la présente Convention aura toutefois la faculté de la dénoncer à tout moment après l'expiration d'un délai d'un an à partir de la date d'entrée en vigueur de la Convention à son égard. La dénonciation sera notifiée au Conseil Fédéral Suisse et prendra effet le premier jour du sixième mois qui suit celui de la réception de cette notification. La Convention restera en vigueur entre les autres États.

Article 15

1. Le Conseil Fédéral Suisse notifiera aux États membres de la Commission Internationale de l'État Civil et à tout autre État ayant adhéré à la présente Convention :
a) le dépôt de tout instrument de ratification, d'acceptation, d'approbation ou d'adhésion ;
b) toute date d'entrée en vigueur de la Convention ;
c) toute déclaration concernant l'extension territoriale de la Convention ou son retrait, avec la date à laquelle elle prendra effet ;
d) toute dénonciation de la Convention et la date à laquelle elle prendra effet ;
e) toute déclaration faite en vertu de l'article 3.

2. Le Conseil Fédéral Suisse avisera le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil de toute notification faite en application du paragraphe 1.

3. Dès l'entrée en vigueur de la présente Convention, une copie certifiée conforme sera transmise par le Conseil Fédéral Suisse au Secrétaire Général des Nations Unies aux fins d'enregistrement et de publication, conformément à l'article 102 de la Charte des Nations Unies.

En foi de quoi, les soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.

Fait à Bâle, le 3 septembre 1985 en un seul exemplaire, en langue française, qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse, et dont une copie certifiée conforme sera remise, par la voie diplomatique, à chacun des États membres de la Commission Internationale de l'État Civil et aux États adhérents. Une copie certifiée conforme sera également adressée au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.

Domaine territorial de la Convention

Au moment du dépôt de l'instrument d'acceptation de la Convention l'Ambassade Royale des Pays-Bas à Berne a précisé que cette acceptation vaut pour le Royaume en Europe et pour Aruba. Le 12 février 2014, le Royaume des Pays-Bas a déposé un instrument d’acceptation, considéré comme une déclaration d’application territoriale, pour la partie caraïbe du Royaume des Pays-Bas (les îles de Bonaire, Sint Eustasius et Saba). Conformément à l’article 13, paragraphe 2 de la présente Convention, cette déclaration prendra effet le 1er mai 2014.

Autorité centrale désignée en application de l'article 3 pour formuler la demande d'informations et pour y répondre

Pour la République d'Autriche:
Bundesministerium für Inneres, Herrengasse 7, A - 1014 Wien.

Pour le Royaume de Belgique:
Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides – 61, Rue de la Régence, 1000-Bruxelles
Commissariaat Generaal voor de Vluchtelingen en de Staatlozen – Regentschapsstraat 61, 1000-Brus

Pour le Royaume d'Espagne:
Comisaría Général de Documentacíon, Ministerio del Interior, Amador de los Ríos 5, E - 28071 Madrid.

Pour la République hellénique (au moment de la ratification de la Convention, le 5 juin 2014):
« Ministry of Interior », « Director General of Administrative Support », « Directorate of Civic Affairs », « Registration of civil registry unit ».

Pour la République Française:
Office Français de Protection des Réfugiés et Apatrides (OFPRA), Tour Pariféric, 6 rue Emile Raynaud F - 93306 Aubervilliers.

Pour la République d'Italie:
Ministero dell'Interno – Direzione Generale Servizi Civili

Pour le Royaume des Pays-Bas:
- en ce qui concerne le Royaume en Europe : le Chef de la Division principale de droit privé du Ministère de la justice, Boîte postale 20 301, NL - 2500 EH La Haye (télex 34 554) ;
- en ce qui concerne Aruba : le Directeur du Bureau central des affaires juridiques et générales du Ministère de la justice, Smith Boulevard 76, Oranjestad, Aruba (télex 5 060).

Seul l'original français fait foi.