En vertu de la réglementation ou des usages, l'utilisation par une autorité publique d'un document émanant d'une autorité étrangère est fréquemment subordonnée à sa légalisation, c'est-à-dire à une procédure administrative qui a pour effet de certifier la qualité du signataire et la véracité de sa signature, ou éventuellement, l'identité du sceau ou du timbre de l'autorité qui a établi le document.

L'amélioration continue de l'organisation administrative a, dans bien des cas, rendu superflue la garantie offerte par la légalisation, ce qui a permis de la supprimer progressivement pour certaines pièces officielles, en particulier pour les actes de l'état civil. De nombreuses conventions internationales, qu'elles soient bilatérales ou multilatérales, dispensent de la légalisation soit une catégorie de documents déterminée, sans considération de l'usage auquel ils sont destinés, soit tous les documents produits en vue d'un but précis, en matière de procédure judiciaire ou de sécurité sociale par exemple.

La Commission Internationale de l'État Civil a élaboré plusieurs conventions prévoyant la dispense de la légalisation de certains actes de l'état civil (Convention relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, signée à Paris, le 27 septembre 1956 ; Convention relative à la délivrance gratuite et à la dispense de légalisation des expéditions d'actes de l'état civil, signée à Luxembourg, le 26 septembre 1957 ; Convention portant extension de la compétence des autorités qualifiées pour recevoir les reconnaissances d'enfants naturels, signée à Rome, le 14 septembre 1961 ; Convention relative à la délivrance d'extraits plurilingues d'actes de l'état civil, signée à Vienne, le 8 septembre 1976, ainsi qu'une convention prévoyant notamment une telle dispense pour les avis de légitimation et les pièces justificatives qui y sont jointes (Convention sur la légitimation par mariage, signée à Rome, le 10 septembre 1970).

D'autre part, une convention supprimant l'exigence de la légalisation des actes publics étrangers a été signée à La Haye, le 5 octobre 1961, laquelle permet de remplacer la légalisation traditionnelle par une apostille "ad hoc", tandis qu'une Convention Européenne relative à la suppression de la légalisation des actes établis par les agents diplomatiques et consulaires a été conclue à Strasbourg, le 7 juin 1968.

Malgré l'existence de ces divers actes multilatéraux et de nombreux accords bilatéraux, il est apparu que de nombreux documents, dont l'utilisation est cependant fréquente, sont encore soumis à la légalisation ou à une formalité équivalente. Tel est le cas d'actes ou de documents se rapportant à l'état civil, à la capacité, à la situation familiale, au domicile, à la résidence, à la nationalité des personnes physiques. Tel est également le cas des documents administratifs, judiciaires, notariés, qui sont produits en vue de la célébration d'un mariage ou de l'établissement d'un acte de l'état civil.

La présente convention tend à combler ces lacunes et à simplifier et faciliter, dans les cas qu'elle envisage, les démarches que les particuliers ont à accomplir auprès des administrations publiques lorsqu'ils doivent produire des actes et des documents à l'étranger. L'article 1er précise tout d'abord ce qu'il y a lieu d'entendre par "légalisation". Cette définition, empruntée aux conventions précitées des 5 octobre 1961 et 7 juin 1968, est généralement acceptée sur le plan international. Comme on l'a rappelé plus haut, la légalisation consiste uniquement à attester la véracité de la signature apposée sur un acte ou document, la qualité en laquelle le signataire a agi et, le cas échéant, l'identité du sceau ou timbre dont cet acte ou document est revêtu. En pratique, la certification du sceau ou du timbre n'a lieu que lorsqu'il est matériellement impossible de certifier la véracité de la signature, soit qu'il s'agisse d'un document fort ancien, soit que la signature dont il est revêtu n'ait pu être identifiée.

La légalisation ne certifie pas l'exactitude des renseignements que renferme le document ni que l'autorité qui l'a délivré a agi dans les limites de sa compétence ; elle n'influe pas davantage sur la force probante du document.

L'article 2 supprime, dans les États contractants, la nécessité de la légalisation comme toute formalité telle que l'apostille prévue par la Convention de La Haye du 5 octobre 1961, d'une part pour les actes et documents se rapportant à l'état civil, à la capacité ou à la situation familiale des personnes physiques, à leur nationalité, à leur domicile ou à leur résidence quel que soit l'usage auquel ils sont destinés (1°) et, d'autre part, pour tous les autres documents produits en vue de la célébration d'un mariage ou de l'établissement d'un acte de l'état civil (2°). Il importe toutefois que l'acte ou le document réunisse certaines conditions considérées comme essentielles pour justifier l'abandon de la garantie que constitue la légalisation telle qu'elle est définie à l'article 1er. D'une part, l'acte ou le document doit avoir été délivré par une autorité d'un des États contractants, d'autre part il doit être revêtu de la signature de cette autorité et de son sceau ou timbre ; enfin, il doit porter la date de sa délivrance.

On sait que le terme "acte" est utilisé en matière d'état civil dans des acceptations différentes selon les États ; pour certains, il s'agit de l'acte original inscrit dans les registres, qualifié ailleurs d'inscription ; pour d'autres, l'acte est la copie de l'original ou même l'extrait qui en est tiré. La Convention emploie ce mot dans ces derniers sens et vise donc à la fois les copies ou expéditions littérales et les extraits des actes inscrits dans les registres.

Par le mot "document" la convention entend toute autre pièce officielle telle que certificat, jugement ou ordonnance, arrêté, décision, autorisation, dispense, acte de consentement, procuration, attestation.

La dispense de légalisation s'étend également aux traductions de ces actes ou documents, à condition qu'elles émanent d'une autorité qualifiée pour procéder à de telles traductions.

Il convient toutefois que l'acte ou le document concerne essentiellement (et non pas de façon purement incidente ou accessoire) l'état civil, la capacité, la situation familiale, la nationalité, le domicile ou la résidence.

Les actes et documents doivent émaner d'une "autorité" d'un État contractant, qu'elle soit administrative, judiciaire ou autre. Bien que les notaires et les huissiers ne soient pas généralement considérés comme des "autorités", leurs actes entrent dans le champ de l'article 2 de la convention et doivent être également dispensés de la légalisation. Ces officiers publics sont en effet compétents soit pour dresser des procurations, des actes de notoriété, des actes de consentement, soit pour signifier des actes ou des jugements en matière d'état et de capacité notamment.

L'article 3 institue une possibilité de contrôle pour le cas où des doutes graves existeraient soit en ce qui concerne la véracité de la signature, l'identité du sceau ou du timbre, soit en ce qui concerne la qualité de signataire. On ne devra cependant avoir recours à la vérification dont il s'agit que dans des cas exceptionnels et en principe pas lorsque le document a été transmis par la voie diplomatique ou consulaire ou encore lorsque l'autorité de délivrance l'a fait parvenir par une autre voie officielle à l'autorité étrangère. Si un contrôle ou une vérification devait être demandé sur d'autres points (compétence de l'autorité ou exactitude du contenu du document par exemple), il y aurait lieu de recourir à la pratique existante et non à la procédure particulière prévue par l'article 3.

L'article 4 prévoit, afin de faciliter et d'accélérer la correspondance directe entre les deux autorités intéressées, que la demande de vérification peut être faite au moyen d'une formule plurilingue dont le modèle est annexé à la convention. Cette formule, accompagnée du document contesté, sera envoyée à l'autorité de délivrance. Cette procédure est facultative et ne s'oppose pas à ce qu'une vérification soit demandée selon l'usage traditionnel (commission rogatoire, démarche par la voie consulaire, correspondance directe).

Aux termes de l'article 5, la vérification, qu'elle ait ou non été demandée au moyen de la formule visée à l'article 4, sera faite gratuitement et la réponse de l'autorité requise sera envoyée le plus rapidement possible, accompagnée de l'acte ou du document soumis à vérification.

La convention ne prévoit pas de franchise postale pour les communications échangées entre autorités visées. L'autorité requérante pourra joindre à sa demande de vérification un coupon réponse international permettant l'affranchissement de la réponse ; sinon, la transmission de celle-ci pourra toujours se faire par la voie diplomatique ou consulaire.