Convention (n°16) relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil
signée à Vienne le 8 septembre 1976
Les États signataires de la présente Convention, désireux d'améliorer les règles relatives à la délivrance d'extraits plurilingues de certains actes de l'état civil, notamment lorsqu'ils sont destinés à servir à l'étranger, sont convenus des dispositions suivantes :
Article 1er
Les extraits des actes de l'état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès sont, lorsqu'une partie intéressée le demande ou lorsque leur utilisation nécessite une traduction, établis conformément aux formules A, B et C annexées à la présente Convention.
Dans chaque État contractant, ces extraits ne sont délivrés qu'aux personnes qui ont qualité pour obtenir des expéditions littérales.
Article 2
Les extraits sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures des actes.
Article 3
Chaque État contractant a la faculté de compléter les formules annexées à la présente Convention par des cases et des symboles indiquant d'autres énonciations ou mentions de l'acte, à condition que le libellé en ait été préalablement approuvé par l'Assemblée Générale de la Commission Internationale de l'État Civil.
Toutefois chaque État contractant a la faculté d'adjoindre une case destinée à recevoir un numéro d'identification.
Article 4
Toutes les inscriptions à porter sur les formules sont écrites en caractères latins d'imprimerie ; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue qui a été utilisée pour la rédaction de l'acte auquel elles se réfèrent.
Article 5
Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement, sous les symboles Jo, Mo et An, le jour, le mois et l'année. Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l'année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l'année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à 09.
Le nom de tout lieu mentionné dans un extrait est suivi du nom de l'État où ce lieu est situé, chaque fois que cet État n'est pas celui où l'extrait est délivré.
Le numéro d'identification est précédé du nom de l'État qui l'a attribué.
Pour indiquer le sexe sont exclusivement utilisés les symboles suivants : M = masculin, F = féminin.
Pour indiquer le mariage, la séparation de corps, le divorce, l'annulation du mariage, le décès du titulaire de l'acte de naissance ainsi que le décès du mari ou de la femme, sont exclusivement utilisés les symboles suivants: Mar = mariage; Sc = séparation de corps ; Div = divorce ; A = annulation ; D = décès ; Dm = décès du mari ; Df = décès de la femme. Ces symboles sont suivis de la date et du lieu de l'événement. Le symbole "Mar" est en outre suivi des nom et prénoms du conjoint.
Article 6
Au recto de chaque extrait les formules invariables, à l'exclusion des symboles prévus à l'article 5 en ce qui concerne les dates, sont imprimées en deux langues au moins, dont la langue ou l'une des langues officielles de l'État où l'extrait est délivré et la langue française.
La signification des symboles doit y être indiquée au moins dans la langue ou l'une des langues officielles de chacun des États qui, au moment de la signature de la présente Convention, sont membres de la Commission Internationale de l'État Civil ou sont liés par la Convention de Paris du 27 septembre 1956 relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, ainsi que dans la langue anglaise.
Au verso de chaque extrait doivent figurer :
- une référence à la Convention, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article,
- la traduction des formules invariables, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article, pour autant que ces langues n'ont pas été utilisées au recto,
- un résumé des articles 3, 4, 5 et 7 de la Convention, au moins dans la langue de l'autorité qui délivre l'extrait.
- une référence à la Convention, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article,
- la traduction des formules invariables, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article, pour autant que ces langues n'ont pas été utilisées au recto,
- un résumé des articles 3, 4, 5 et 7 de la Convention, au moins dans la langue de l'autorité qui délivre l'extrait.
Chaque État qui adhère à la présente Convention communique au Conseil Fédéral Suisse, lors du dépôt de son acte d'adhésion, la traduction dans sa ou ses langues officielles des formules invariables et de la signification des symboles.
Cette traduction est transmise par le Conseil Fédéral Suisse aux États contractants et au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.
Chaque État contractant aura la faculté d'ajouter cette traduction aux extraits qui seront délivrés par ses autorités.
Article 7
Si le libellé de l'acte ne permet pas de remplir une case ou une partie de case de l'extrait, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits.
Article 8
Les extraits portent la date de leur délivrance et sont revêtus de la signature et du sceau de l'autorité qui les a délivrés. Ils ont la même valeur que les extraits délivrés conformément aux règles de droit interne en vigueur dans l'État dont ils émanent.
Ils sont acceptés sans légalisation ou formalité équivalente sur le territoire de chacun des États liés par la présente Convention.
Article 9
Sous réserve des accords internationaux relatifs à la délivrance gratuite des expéditions ou extraits d'actes de l'état civil, les extraits délivrés en application de la présente Convention ne peuvent donner lieu à la perception de droits plus élevés que les extraits établis en application de la législation interne en vigueur dans l'État dont ils émanent.
Article 10
La présente Convention ne met pas obstacle à l'obtention d'expéditions littérales d'actes de l'état civil établies conformément aux règles de droit interne du pays où ces actes ont été dressés ou transcrits.
Article 11
Chaque État contractant pourra, lors de la signature, de la notification prévue à l'article 12 ou de l'adhésion, déclarer qu'il se réserve la faculté de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits d'actes de naissance concernant des enfants adoptés.
Article 12
Les États contractants notifieront au Conseil Fédéral Suisse l'accomplissement des procédures requises par leur Constitution pour rendre applicable sur leur territoire la présente Convention.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera les États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil de toute notification au sens de l'alinéa précédent.
Article 13
La présente Convention entrera en vigueur à compter du trentième jour suivant la date du dépôt de la cinquième notification et prendra dès lors effet entre les cinq États ayant accompli cette formalité.
Pour chaque État contractant, accomplissant postérieurement la formalité prévue à l'article précédent, la présente Convention prendra effet à compter du trentième jour suivant la date du dépôt de sa notification.
Dès l'entrée en vigueur de la présente Convention, le Gouvernement dépositaire en transmettra le texte au Secrétaire des Nations Unies en vue de son enregistrement et de sa publication, conformément à l'article 102 de la Charte des Nations Unies.
Article 14
La Convention relative à la délivrance de certains extraits d'actes de l'état civil destinés à l'étranger, signée à Paris le 27 septembre 1956, cesse d'être applicable entre les États à l'égard desquels la présente Convention est entrée en vigueur.
Article 15
La réserve visée à l'article 11 pourra à tout moment être retirée totalement ou partiellement. Le retrait sera notifié au Conseil Fédéral Suisse.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera les États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil de toute notification au sens de l'alinéa précédent.
Article 16
La présente Convention s'applique de plein droit sur toute l'étendue du territoire métropolitain de chaque État contractant.
Tout État pourra, lors de la signature, de la notification, de l'adhésion ou ultérieurement, déclarer par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse que les dispositions de la présente Convention seront applicables à l'un ou plusieurs de ses territoires extra-métropolitains, des États ou des territoires dont il assume la responsabilité internationale. Le Conseil Fédéral Suisse avisera de cette dernière notification chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil. Les dispositions de la présente Convention deviendront applicables dans le ou les territoires désignés dans la notification le soixantième jour suivant la date à laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu ladite notification.
Tout État qui a fait une déclaration, conformément aux dispositions de l'alinéa 2 du présent article, pourra, par la suite, déclarer à tout moment, par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse, que la présente Convention cessera d'être applicable à l'un ou plusieurs des États ou territoires désignés dans la déclaration.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera de la nouvelle notification chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.
La Convention cessera d'être applicable au territoire visé le soixantième jour suivant la date à laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu ladite notification.
Article 17
Tout État pourra adhérer à la présente Convention après l'entrée en vigueur de celle-ci. L'acte d'adhésion sera déposé auprès du Conseil Fédéral Suisse. Celui-ci avisera chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil de tout dépôt d'acte d'adhésion. La Convention entrera en vigueur, pour l'État adhérent, le trentième jour suivant la date du dépôt de l'acte d'adhésion.
Article 18
La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée. Chacun des États contractants aura toutefois la faculté de la dénoncer en tout temps au moyen d'une notification adressée par écrit au Conseil Fédéral Suisse, qui en informera les autres États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.
Cette faculté de dénonciation ne pourra être exercée par un État avant l'expiration d'un délai d'un an à compter de la date à laquelle la Convention est entrée en vigueur à son égard.
La dénonciation produira effet à compter d'un délai de six mois après la date à laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu la notification prévue à l'alinéa premier du présent article.
En foi de quoi les représentants soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.
Fait à Vienne, le 8 septembre 1976, en un exemplaire qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse et dont une copie certifiée conforme sera remise par la voie diplomatique à chacun des États contractants et au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l'État Civil.
Domaine territorial de la Convention
Au moment de la notification de la ratification de la Convention, l'Ambassade des Pays-Bas à Berne a précisé que la Convention est applicable au Royaume en Europe.
Déclaration de réserve
Au moment de la signature de la Convention, la Confédération Suisse déclare, aux termes de l'article 11, qu'elle se réserve la faculté de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits d'actes de naissance concernant les enfants adoptés dont la filiation d'origine subsiste.
N.D.L.R.
Le 20 juin 1990, la République Socialiste Fédérative de Yougoslavie a notifié au Département fédéral suisse des affaires étrangères la ratification de la Convention (entrée en vigueur le 20 juillet 1990). Le 16 octobre 2001, la République fédérale de Yougoslavie a déposé une déclaration de succession pour la Convention n° 16, la déclaration prenant effet rétroactivement le 27 avril 1992. Dans une lettre datée du 5 février 2003, la République fédérale de Yougoslavie (Serbie, Monténégro) a informé l’ONU que son nom officiel était désormais Serbie-et-Monténégro. Le 6 juin 2006, la Serbie a confirmé qu'elle continuait la personnalité juridique internationale de la République de Serbie-et-Monténégro.
Le 1er décembre 1992, le Ministère des affaires étrangères de la République de Slovénie a déposé auprès du Département fédéral suisse des affaires étrangères un instrument d'adhésion à la Convention (en vigueur pour Slovénie depuis le 31 décembre 1992).
Le 22 septembre 1993, la République de Croatie a déposé auprès du Conseil fédéral suisse un instrument d'adhésion à la Convention (en vigueur pour Croatie depuis le 22 octobre 1993).
Le 15 avril 1994,l'ex-République yougoslave de Macédoine a déposé auprès du Conseil fédéral suisse une déclaration de succession pour la Convention. L'ex-République yougoslave de Macédoine est devenue partie à la Convention le 8 septembre 1991, date de son indépendance.
Le 11 octobre 1995, la République de Bosnie-Herzégovine a déposé auprès du Conseil fédéral suisse une déclaration de succession pour la Convention. La République de Bosnie-Herzégovine est devenue partie à la Convention le 6 mars 1992, date de son indépendance.
Le 26 mars 2007, la République du Monténégro a déposé une déclaration de successeur des traités dont la Suisse est dépositaire et auxquels la Serbie-et-Monténégro était partie au 3 juin 2006 ; la Convention n° 16 est entrée en vigueur pour la République du Monténégro le 3 juin 2006, date de son indépendance.
Le 17 septembre 2015, la République de Cabo Verde a déposé auprès du Département fédéral suisse des affaires étrangères un instrument d'adhésion à la Convention (en vigueur pour la République de Cabo Verde depuis le 17 octobre 2015).
Seul l'original français fait foi.