Suisse

Questionnaire sur l’Organisation Générale

I. ÉVOLUTION HISTORIQUE

1) Quelle est la date d’instauration du service de l’état civil ?

Le service de l’état civil a été instauré au niveau de la Confédération suisse par une loi du 24 décembre 1874, entrée en vigueur le 1er janvier 1876.

2) Quelles étaient les autorités compétentes avant cette date et quelle est la valeur probante des documents établis par celles-ci ?

Avant 1876, des institutions de l’état civil proprement dites n’existaient que dans quelques cantons; dans d’autres, l’enregistrement des naissances, décès et mariages était laissé aux soins des autorités ecclésiastiques. Les documents ainsi établis ont la valeur probante que leur reconnaissait le droit cantonal en vigueur à l’époque où ils ont été dressés.

3) Pouvez-vous citer les grands textes qui marquent l’évolution de l’état civil dans votre pays ?

Le Dictionnaire historique de la Suisse relate les étapes majeures de l’évolution de l’état civil. La matière est actuellement régie par les textes suivants :

Les fondements figurent dans la Constitution fédérale de la Confédération suisse du 18 avril 1999, notamment à ses articles 14, 119 et 122 ainsi que dans le Code civil suisse du 10 décembre 1907, en particulier aux articles 9, 29 et suivants, 33, 39 et suivants, 94 et suivants ainsi qu’aux articles 252 et suivants. Les détails sont réglés dans l’Ordonnance sur l’état civil du 28 avril 2004 et dans l’Ordonnance sur les émoluments en matière d’état civil du 27 octobre 1999.

Des législations spécifiques complètent le système, telles que la Loi fédérale sur le partenariat enregistré entre personnes du même sexe du 18 juin 2004, la Loi sur la nationalité suisse du 20 juin 2014, l’ordonnance y relative, la Loi fédérale sur l’harmonisation des registres des habitants et d’autres registres officiels de personnes du 23 juin 2006, son ordonnance d’exécution, la Loi fédérale du 26 septembre 2014 sur les personnes et les institutions suisses à l’étranger, son ordonnance d’application, la Loi fédérale sur la protection des données du 25 septembre 2020, la Loi fédérale sur le droit international privé du 18 décembre 1987 et le Code de procédure civile du 19 décembre 2008, ainsi que l’Ordonnance sur l’établissement d’actes authentiques électroniques et la légalisation électronique du 8 décembre 2017 et son ordonnance départementale.

4) Pouvez-vous citer les grands arrêts qui marquent l’évolution de l’état civil dans votre pays ?

L’évolution de l’état civil a été marquée par l’arrêt Burghartz contre Suisse rendu le 22 février 1994 (série A no 280 B) par la Cour européenne des droits de l’homme, et par différents arrêts du Tribunal fédéral suisse (ces arrêts sont désignés par l’abréviation ATF et sont diffusés sur le site www.bger.ch).

Force probante des registres de l’état civil

Les registres de l’état civil sont dotés de la force probante accrue de l’article 9 du Code civil, mais n’ont en principe qu’une valeur déclarative (ATF 143 III 624 considérant 4.3) ; le fait qu’un divorce étranger ait été transcrit dans les registres suisses sur ordre de l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil en application de l’article 32 de la Loi fédérale sur le droit international privé ne fait pas obstacle à une rectification judiciaire selon l’article 42 du Code civil (ATF 126 III 257).

Modification des inscriptions portées dans les registres de l’état civil

Par principe, la compétence de modifier les inscriptions est dévolue aux tribunaux et l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil doit d’office engager une action judiciaire (article 42 du Code civil). Sont réservées les inexactitudes résultant d’une inadvertance ou d’une erreur manifestes qui sont rectifiées d’office par les autorités de l’état civil, dans le cadre de la modification dite administrative des données de l’état civil (article 29 de l’Ordonnance sur l’état civil). L’interprétation de ces notions est restrictive (ATF 87 I 464). En conséquence, la rectification administrative est admise dans les seuls cas clairs et non controversés (ATF 108 II 88 ; ATF 101 Ib 11). En cas de doute, la voie administrative est exclue. Tel est le cas en particulier lorsque l’inscription erronée résulte d’une fausse interprétation de la loi, que cette inscription est demeurée incontestée pendant des années et qu’il faut s’attendre à l’opposition d’une tierce personne (ATF 131 III 201 et l’ATF 83 I 27, considérant 3). Ces principes restent valables même si l’erreur résulte d’un acte punissable (ATF 101 Ib 9).

Toute personne qui justifie d’un intérêt personnel légitime peut demander au juge d’ordonner l’inscription, la rectification ou la radiation de données litigieuses relatives à l’état civil (article 42 du Code civil). La qualité pour agir est aussi donnée à celui qui a laissé l’administration dans l’ignorance de faits importants et qui veut ensuite mettre de l’ordre dans ses affaires, ce qui en soi n’est pas constitutif d’abus de droit (ATF 135 III 389).

Mention du sexe dans les registres :

L’action en constatation du changement de sexe constitue une action d’état civil sui generis créée par voie prétorienne. Cette action se distingue d’un point de vue dogmatique de la rectification des registres fondée sur une constatation initiale erronée du sexe (voir l’ATF 143 III 284 et l’ATF 119 II 264).

L’indication du sexe dans le registre de l’état civil suisse ne peut pas être supprimée sur la base d’une déclaration de radiation de l’indication du sexe faite en Allemagne (ATF 150 III 34).

Noms de famille à flexion :

Le droit suisse est régi par le principe de l’immutabilité des noms de famille dès leur transcription en Suisse ; les patronymes à flexion, comme les noms slaves, font exception audit principe en tant qu’ils sont adaptés selon le sexe de la personne titulaire (ATF 131 III 201 ; en l’espèce, il s’agissait du patronyme d’origine polonaise « Dzieglewski » dans sa forme masculine, respectivement « Dzieglewska » dans sa version féminine).

Prénoms admissibles :

Le prénom usuel n’est pas un nom officiel et, dans le cas où une personne porte plusieurs prénoms, il n’est pas précisé dans le registre de l’état civil lequel des deux est le nom usuel (ATF 143 III 3).

Conformément à l’article 37c de l’Ordonnance sur l’état civil, l’officier de l’état civil refuse les prénoms manifestement préjudiciables aux intérêts de l’enfant (ATF 119 II 401 et ATF 118 II 243).

II- ORGANISATION DE L’ÉTAT CIVIL

1) L’état civil est-il laïc ou religieux dans votre pays ?

Oui, l’état civil suisse est laïc depuis 1876. Voir également la réponse au chiffre I. 3) ci-dessus.

2) S’il est laïc :

1. Certains actes des autorités religieuses ont-ils des effets en matière d’état civil et si oui lesquels ?

Non, aucun effet. D’ailleurs, le mariage civil doit précéder le mariage religieux conformément à l’article 97 alinéa 3 du Code civil. Toutefois les actes dressés à l’étranger en la forme religieuse sont reconnus si cette forme est juridiquement admise dans le pays d’origine.

2.Un acte dressé par une autorité religieuse nationale doit-il être transcrit ou enregistré par une autorité civile et quelles sont les conséquences d’un défaut de transcription ou d’enregistrement ?

Sans objet (voir la réponse précédente).

3) Quelles sont vos autorités nationales habilitées à dresser les actes de l’état civil ?

Les actes de l’état civil sont dressés par les officiers de l’état civil, officiers publics spécialement désignés par les cantons à cet effet. En Suisse, les officiers de l’état civil doivent être titulaires du brevet fédéral y relatif. Une personne qui n’est pas titulaire du brevet fédéral peut être nommée ou élue officier de l’état civil, à condition d’obtenir ce titre dans un certain délai. Jusqu’à l’obtention du brevet, l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil décide en accord avec le chef de l’office de l’état civil des tâches que la personne peut exécuter selon les connaissances théoriques et pratiques qu’elle a acquises. Voir également la réponse au chiffre II. 6) ci-dessous.

4) Quelles sont les autorités qui détiennent et conservent les actes de l’état civil ?

Depuis 2005, tous les événements d’état civil sont enregistrés dans un registre de l’état civil informatisé (système Infostar), auquel tous les offices de l’état civil suisses sont raccordés. Les événements d’état civil sont désormais documentés sous forme électronique. Les ayants droit peuvent commander des extraits (actes de naissance, de décès, de mariage, etc.) du registre informatisé et continuer à obtenir des extraits des anciens registres de l’état civil tenus sur papier ; les extraits sont des actes authentiques délivrés sur papier ou sous forme électronique. Ils ont la même force probante que les registres de l’état civil (articles 47 et suivants de l’Ordonnance sur l’état civil).

L’office de l’état civil compétent selon la législation cantonale a accès aux originaux des registres de l’état civil tenus sur papier dans son arrondissement pour les périodes contemporaines (110 ans pour le registre des naissances, 80 ans pour le registre des mariages, 50 ans pour le registre des décès, registre des familles et des reconnaissances depuis leur introduction).

Les registres de l’état civil qui ont été établis à une date antérieure sont considérés comme des archives ; ils doivent être déposés en un lieu de conservation approprié et être protégés contre tout accès, modification ou destruction non autorisés ainsi que contre toute subtilisation. Les données inscrites au registre des familles doivent être microfilmées ou sauvegardées au moyen d’une technique de stockage numérisé garantissant leur lisibilité à long terme jusqu’au moment du transfert des données aux archives.

Les pièces justificatives doivent être conservées pendant 50 ans. Les pièces justificatives sur papier peuvent être détruites trois mois après leur numérisation et leur dépôt dans le système de conservation électronique des pièces justificatives, dès lors que la possibilité a été offerte à la personne concernée d’en reprendre possession et qu’elle y a expressément renoncé.

L’Office fédéral de l’état civil (OFEC) a accès aux originaux des registres de l’état civil des quelques représentations de la Suisse à l’étranger (Beyrouth, Amman, Bagdad, Le Caire, Londres, Téhéran/Islamabad) qui s’étaient vu attribuer des fonctions d’état civil jusqu’au début 2006. Cet office délivre sur demande des extraits desdits registres. L’OFEC est une section de l’Office fédéral de la justice rattaché au Département (=Ministère) fédéral de justice et police.

5) Existe-t-il une autorité nationale de tutelle pour l’état civil dans votre pays ?

La Confédération exerce la haute surveillance de l’état civil par l’Office fédéral de l’état civil (OFEC) qui est une section de l’Office fédéral de la justice rattaché au Département (=Ministère) fédéral de justice et police. L’OFEC est notamment chargé de l’élaboration d’instructions et de formulaires d’état civil obligatoires et facultatifs, de l’inspection des autorités de surveillance et des archives cantonales de l’état civil, de la réception des rapports d’inspection présentés périodiquement par les cantons, de la préparation de l’approbation des dispositions édictées par les cantons dans le domaine de l’état civil, de la préparation des recours de l’Office fédéral de la justice contre les décisions cantonales dans le domaine de l’état civil, du conseil et du soutien aux autorités cantonales de l’état civil et aux représentations suisses sur les questions d’état civil, de la formation des collaborateurs des consulats dans le domaine de l’état civil, de la vérification de la conformité des registres de l’état civil avec le droit fédéral, de la défense des intérêts de la Suisse au sein de la Commission Internationale de l’Etat Civil et de l’examen des demandes de divulgation de données de l’état civil à des autorités étrangères. L’Unité Infostar (UIS) qui est également une section de l’Office fédéral de la justice est responsable des aspects techniques de l’exploitation, du développement et de la formation ainsi que de l’assistance technique en relation avec le registre informatisé de l’état civil (Infostar).

6) Pouvez-vous indiquer concrètement qui exerce les fonctions d’officier de l’état civil ? S’agit-il de personnes élues ? S’agit-il de personnes qui ont réussi un concours ou un examen ? S’agit-il d’une profession en tant que telle dans votre pays ?

Les officiers de l’état civil sont élus ou nommés. La fonction d’officier de l’état civil est une profession reconnue. Les officiers de l’état civil doivent être titulaires du brevet d’officier de l’état civil, obtenu après un examen professionnel fédéral, selon un règlement de la Commission d’examen de l’Association suisse des officiers de l’état civil approuvé par le Secrétariat d’Etat à la formation, à la recherche et à l’innovation. Une personne qui n’est pas titulaire du brevet fédéral peut être nommée ou élue officier de l’état civil, à condition d’obtenir ce titre dans un certain délai. Jusqu’à l’obtention du brevet, l’autorité cantonale de surveillance de l’état civil décide en accord avec le chef de l’office de l’état civil des tâches que la personne peut exécuter selon les connaissances théoriques et pratiques qu’elle a acquises. Des règles transitoires sont prévues pour les officiers de l’état civil nommés ou élus avant le 1^er janvier 2011 (voir les articles 4 et 95 de l’Ordonnance sur l’état civil ainsi que le Règlement d’examen concernant l’examen professionnel d’officier et d’officière de l’état civil).

7) Dans quelle(s) langue(s) les actes sont-ils dressés ?

Les actes sont dressés dans la langue officielle déterminée par la réglementation cantonale. Les langues officielles de la Confédération sont l’allemand, le français et l’italien. Le romanche est aussi langue officielle pour les rapports que la Confédération entretient avec les personnes de langue romanche. Les actes dressés dans une autre langue que les langues officielles suisses peuvent être refusés s’ils ne sont pas accompagnés d’une traduction allemande, française ou italienne légalisée (voir les articles 70 de la Constitution fédérale de la Confédération suisse et 3 de l’Ordonnance sur l’état civil).

8) Quelles sont les différentes catégories d’actes et de registres utilisés dans votre pays ?

L’état civil est constaté en Suisse dans un registre informatisé, soit une banque de données centrale introduite progressivement dans toute la Suisse entre 2004 et 2005 et connue sous la désignation Infostar. Le registre informatisé a remplacé les registres conventionnels tenus depuis 1876 (registre des naissances, registre des décès, registre des mariages, registre des reconnaissances, registre des légitimations, registre des familles ; voir notamment les articles 39 et 45a du Code civil ainsi que les articles 6a, 92 et 93 de l’Ordonnance sur l’état civil).

Les officiers de l’état civil délivrent des actes authentiques, soit des documents tirés des registres, au moyen des formules plurilingues de la Commission Internationale de l’Etat Civil (conformément en particulier aux Conventions de la CIEC nos 16, 20 et 34) ou des formules nationales arrêtées par l’Office fédéral de l’état civil (OFEC). Ces documents ont la même force probante que les supports de données originaux. Ils sont établis sur papier ou sous forme électronique (voir les articles 6 et 47 et suivants de l’Ordonnance sur l’état civil). A côté des confirmations et attestations écrites et des copies légalisées de pièces justificatives, il existe différents types d’extraits des registres, soit en particulier les actes de naissance, de reconnaissance, de mariage, de partenariat enregistré et de décès.

9) Quelle est la place de l’informatique ?

1. Les registres de l’état civil sont-ils établis ou reproduits par des moyens informatiques ?

Oui, le registre de l’état civil, banque de données centrale connue sous la désignation Infostar, est totalement informatisé. Voir notamment les articles 39 et 45a du Code civil ainsi que les articles 6a, 92 et 93 de l’Ordonnance sur l’état civil.

2. Les informations disponibles sur support informatique peuvent-elles être consultées par des tiers ?

En dehors des autorités de l’état civil, les autorités mentionnées à l’article 43a du Code civil peuvent accéder en ligne aux données nécessaires à la vérification de l’identité d’une personne. L’administration communale du domicile ou du lieu de séjour, l’Office fédéral de la statistique, l’Office fédéral de la police et les organes de l’assurance vieillesse et survivants reçoivent les données dont elles ont besoin automatiquement et sous forme électronique (voir les articles 49, 52, 52a et 53 de l’Ordonnance sur l’état civil).

Les autorités de protection de l’enfant, le Secrétariat d’Etat aux migrations, les autorités étrangères et les représentations étrangères, reçoivent des communications de données d’état civil sous forme conventionnelle conformément aux articles 50, 54, 55 et 56 de l’Ordonnance sur l’état civil. S’il n’existe aucune convention internationale, des données personnelles peuvent être transmises exceptionnellement à une représentation étrangère, sur demande, aux conditions prévues à l’article 61 de l’Ordonnance sur l’état civil.

De manière générale, les tribunaux et les autorités administratives peuvent obtenir des données d’état civil sur demande et dans la mesure où cela est indispensable à l’accomplissement de leurs tâches légales (voir l’article 58 de l’Ordonnance sur l’état civil). Toute personne peut demander des renseignements sur les données la concernant (voir les articles 81 et 92b de l’Ordonnance sur l’état civil). La divulgation de données personnelles à des tiers s’effectue sur demande lorsqu’un intérêt direct et digne de protection est établi et que l’obtention des données auprès des personnes concernées est impossible ou ne peut manifestement pas être exigée (voir l’article 59 de l’Ordonnance sur l’état civil). La divulgation de données de l’état civil à des chercheurs, notamment aux généalogistes, est soumise aux conditions prévues à l’article 60 de l’Ordonnance sur l’état civil.

3. Les intéressés et/ou les tiers peuvent-ils obtenir communication de copies ou d’extrait d’actes de l’état civil par Internet ?

Les documents d’état civil peuvent être délivrés sous forme électronique (voir les articles 47 et suivants de l’Ordonnance sur l’état civil). En outre, de nombreux offices de l’état civil acceptent de recevoir les commandes de documents par Internet. Voir également la réponse précédente.

10) Souhaitez-vous compléter vos réponses afin de mentionner un élément essentiel non abordé par les questions précédentes ?

Non.

III. ÉTAT CIVIL CONSULAIRE

1) Votre législation s’oppose-t-elle à ce que les agents diplomatiques ou consulaires étrangers exercent sur votre territoire les fonctions d’officier de l’état civil pour leurs ressortissants ?

Oui, il est interdit pour une autorité étrangère d’exercer des fonctions d’officiers de l’état civil en Suisse, en particulier dans le domaine de la réception d’une reconnaissance d’enfant ou de la célébration d’un mariage.

L’exercice des fonctions d’état civil sur le territoire suisse est réservé aux seules autorités
de l’état civil suisses. Cette compétence exclusive est garantie par le droit international public conformément à l’article 3 alinéa 2 de la Convention de Vienne du 18 avril 1961 sur les relations diplomatiques et à l’article 5 lettre f de la Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires. La Confédération suisse a exercé ici son droit de réserve. A cet effet, les représentations étrangères en Suisse ont été périodiquement informées par le Département (=Ministère) fédéral des affaires étrangères par différentes notes diplomatiques (voir le Mémento Représentations étrangères en Suisse Interdiction d’exercer des fonctions d’officier de l’état civil en Suisse).

2) Votre législation reconnaît-elle à vos agents diplomatiques ou consulaires la faculté d’exercer à l’étranger les fonctions d’officier de l’état civil pour vos ressortissants ?

Quelques représentations de la Suisse à l’étranger (Beyrouth, Amman, Bagdad, Le Caire, Londres, Téhéran/Islamabad) disposaient de fonctions d’état civil limitées jusqu’au début 2006. Ces compétences ont été supprimées.

Conformément au principe de subsidiarité, les représentations assument désormais des tâches dans le domaine de l’état civil, en appui ou sur mandat des autorités suisses de l’état civil. Ces tâches sont énumérées à l’article 5 de l’Ordonnance sur l’état civil (information et conseils des personnes concernées, légalisation, traduction et transmission des décisions et des documents étrangers relatifs à l’état civil, transmission des demandes et des déclarations en vue de la célébration d’un mariage en Suisse, remise de certificats de capacité matrimoniale destinés à un mariage à l’étranger, audition des fiancés en cas de soupçon de mariages abusifs, transmission des déclarations de conversion du partenariat enregistré en mariage, transmission des déclarations de paternité, transmission des déclarations concernant le nom, transmission des déclarations concernant le changement de sexe, transmission des demandes d’adaptation de la graphie du nom, demande de vérification des droits de cités communaux et cantonaux et de la nationalité suisse, vérification de l’authenticité de documents étrangers, transmission des informations relatives au droit étranger, perception des émoluments, etc.).

3) Y a-t-il un service central pour les actes de l’état civil consulaire ?

Non, il n’existe plus d’actes de l’état civil consulaire. Voir également les réponses aux chiffres II. 4) et III. 2) ci-dessus.

4) Souhaitez-vous compléter vos réponses afin de mentionner un élément essentiel non couvert par les questions précédentes ?

Non.

Les réponses ci-dessus reflètent l’état du droit suisse au 1^er janvier 2025.

Michel Montini                                                              Alexandra Rohrer

Avocat, maître de conférences                                      Inspectrice fédérale de l’état civil

Adjoint scientifique à l’Office fédéral de l’état civil         

Secrétaire de la Section suisse de la CIEC