Convention (n°30) relative à la communication internationale par voie électronique

signée à Athènes le 17 septembre 2001

Les États signataires de la présente Convention, membres de la Commission Internationale de l’État Civil,
Désireux de faciliter la communication internationale de données relatives à l’état des personnes et à la nationalité,
Convaincus de l’importance des échanges dématérialisés,
Sont convenus des dispositions suivantes:

Article 1er

La présente Convention a pour objet de permettre la transmission par voie électronique, d’un État contractant à un autre, des données dont l’échange ou la délivrance sont prévus par les Conventions conclues ou à conclure au sein de la Commission Internationale de l’État Civil.

Article 2

La transmission des données doit assurer l’intégrité et l’authenticité du contenu ainsi que la sécurité et la confidentialité de la communication.

Article 3

Les États contractants reconnaissent aux données transmises par voie électronique dans les conditions prévues à l’article précédent la même valeur juridique qu’aux données transmises sur un support matériel.

Article 4

1. Les États contractants peuvent habiliter certaines autorités à demander, transmettre et recevoir par voie électronique des données à la requête de particuliers ayant qualité pour se faire délivrer celles-ci.

2. Les États contractants peuvent également autoriser les autorités destinataires des données transmises par voie électronique à délivrer au requérant une copie certifiée de la transmission.

Article 5

1. Tout État membre de la Commission Internationale de l’État Civil pourra déclarer qu’il étendra l’application de la Convention à des données relatives à l’état des personnes et à la nationalité autres que celles visées dans les Conventions mentionnées à l’article 1.

2. Cette extension n’aura d’effet que dans les rapports avec les États qui auront déclaré l’accepter.

Article 6

La Commission Internationale de l’État Civil adoptera toutes les mesures destinées à favoriser la communication internationale des données par voie électronique, conformément aux conditions indiquées à l’article 2.

Article 7

1. La présente Convention est ouverte à la signature des États membres de la Commission Internationale de l’État Civil.

2. La Convention sera ratifiée, acceptée ou approuvée et les instruments de ratification, d’acceptation ou d’approbation seront déposés auprès du Conseil Fédéral Suisse.

Article 8

1. Tout autre État pourra adhérer à la présente Convention pour la communication des données prévues par une Convention de la Commission Internationale de l’État Civil à laquelle il est partie.

2. Les instruments d’adhésion seront déposés auprès du Conseil Fédéral Suisse.

Article 9

1. La présente Convention entrera en vigueur le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt du deuxième instrument de ratification, d’acceptation ou d’approbation.

2. A l’égard de l’État qui ratifiera, acceptera, approuvera ou adhérera après son entrée en vigueur, la Convention prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui du dépôt par cet État de l’instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion.

Article 10

1. Tout État membre de la Commission Internationale de l’État Civil pourra, au moment de la signature, de la ratification, de l’acceptation ou de l’approbation ou à tout autre moment par la suite, déclarer qu’il étendra l’application de la présente Convention conformément à l’article 5, paragraphe 1.

2. Tout État contractant membre de la Commission Internationale de l’État Civil pourra à tout moment déclarer accepter la déclaration d’un autre État mentionnée au paragraphe précédent.

3. Tout État pourra, au moment de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion ou à tout autre moment par la suite, déclarer que la présente Convention s’étendra à l’ensemble des territoires dont il assure les relations sur le plan international, ou à l’un ou plusieurs d’entre eux.

4. Ces déclarations seront notifiées au Conseil Fédéral Suisse. Elles prendront effet au moment de l’entrée en vigueur de la Convention pour ledit État ou, ultérieurement, le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de la notification.

5. Toute déclaration d’extension territoriale faite en vertu du paragraphe 3 pourra être retirée par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse. La Convention cessera d’être applicable au territoire désigné le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de ladite notification.

Article 11

Aucune réserve à la présente Convention n’est admise.

Article 12

Tout État, au moment de la signature, de la ratification, de l’acceptation, de l’approbation ou de l’adhésion ou à tout autre moment par la suite, communiquera au Conseil Fédéral Suisse la liste des autorités habilitées à agir pour le compte de particuliers conformément à l’article 4.

Article 13

1. La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée.

2. Tout État partie à la présente Convention aura toutefois la faculté de la dénoncer à tout moment après l’expiration d’un délai d’un an à partir de la date de l’entrée en vigueur de la Convention à son égard. La dénonciation sera notifiée au Conseil Fédéral Suisse et prendra effet le premier jour du quatrième mois qui suit celui de la réception de cette notification. La Convention restera en vigueur entre les autres États.

Article 14

1. Le Conseil Fédéral Suisse notifiera aux États membres de la Commission Internationale de l’État Civil et à tout autre État ayant adhéré à la présente Convention:
a) le dépôt de tout instrument de ratification, d’acceptation, d’approbation ou d’adhésion;
b) toute date d’entrée en vigueur de la Convention ;
c) toute déclaration d’extension prévue à l’article 10, paragraphe 1;
d) toute déclaration d’acceptation prévue à l’article 10, paragraphe 2 ;
e) toute déclaration concernant l’extension territoriale de la Convention ou son retrait, avec la date à laquelle elle prendra effet, prévue à l’article 10, paragraphes 3 et 5 ;
f) toute dénonciation de la Convention prévue à l’article 13, paragraphe 2, et la date à laquelle elle prendra effet ;
g) la liste des autorités habilitées à agir pour le compte de particuliers conformément à l’article 4, prévue à l’article 12.

2. Le Conseil Fédéral Suisse avisera le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil de toute notification faite en application du paragraphe 1.

3. Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, une copie certifiée conforme sera transmise par le Conseil Fédéral Suisse au Secrétaire Général des Nations Unies aux fins d’enregistrement et de publication, conformément à l’article 102 de la Charte des Nations Unies.

En foi de quoi, les soussignés, dûment autorisés à cet effet, ont signé la présente Convention.

Fait à Athènes le 17 septembre 2001 en un seul exemplaire, en langue française, qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse, et dont une copie certifiée conforme sera remise, par la voie diplomatique, à chacun des États membres de la Commission Internationale de l’État Civil et aux États adhérents. Une copie certifiée conforme sera également adressée au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil.

Seul l'original français fait foi.

Rapport Explicatif

RAPPORT EXPLICATIF

A. GÉNÉRALITÉS

La Commission Internationale de l’État Civil (CIEC), compte tenu du développement considérable des possibilités de transmissions électroniques, a souhaité étendre la faculté d’utiliser ce nouveau moyen de communication aux échanges de données relatives à l’état des personnes et à la nationalité entre les États.A cette fin, la CIEC considère que des données transmises par voie électronique avec signature électronique devraient avoir la même force probante que celles transmises par les voies habituellement utilisées par les officiers de l’état civil dès lors que la signature électronique permet de rapporter la preuve de l’émission et de la réception des données.La CIEC a estimé nécessaire de fixer un cadre juridique. Elle s’est inspirée à cette fin des principes de la Directive 1999/93/CE du Parlement Européen et du Conseil du 13 décembre 1999 sur un cadre communautaire pour les signatures électroniques ainsi que des lois déjà existantes dans des États membres de la CIEC.Ce mode de transmission par voie électronique s’applique aux données dont l’échange et la délivrance sont prévus par les Conventions de la CIEC (voir annexe). La Convention en permet à certaines conditions l’extension à d’autres données.La présente Convention ne porte pas préjudice aux dispositions des États parties concernant la délivrance et l’utilisation de données, ni aux accords et conventions internationaux en la matière.

B. COMMENTAIRES DES ARTICLES

Article 1er

La présente Convention est destinée à permettre aux États contractants d’utiliser la voie électronique pour la communication entre eux de données. Il en est de même des demandes d’informations et des réponses qui leur sont apportées. Sous réserve de l’article 5, la présente Convention s’applique aux données dont l’échange ou la délivrance sont déjà prévus dans d’autres Conventions de la CIEC et ne crée aucune obligation nouvelle d’échanger ou de délivrer des informations. Il a été décidé qu’elle doit s’appliquer automatiquement aux Conventions futures de la CIEC ayant le même objet.

Article 2

Cet article énonce les conditions à satisfaire pour qu’une transmission par voie électronique soit reconnue comme ayant la même valeur juridique qu’une transmission sur un support matériel. La technique en ce domaine est en constante évolution, mais il s’agit des conditions de base indispensables nonobstant tout développement ultérieur. Ces conditions, pour correspondre aux normes internationales, sont à interpréter de la façon suivante:

– la transmission par voie électronique doit garantir l’intégrité et l’authenticité des informations transmises : le contenu de la communication ne doit pas pouvoir être modifié au cours de la transmission. L’expéditeur tout comme le récepteur doivent être identifiés de manière irréfutable et doivent être sà»rs que les données transmises par l’un et reçues par l’autre sont identiques ;

– la transmission par voie électronique doit garantir la sécurité et la confidentialité de la communication : le message doit être protégé contre toute destruction ou altération, accidentelle ou intentionnelle, au cours de la transmission et accessible aux seuls expéditeur et destinataire identifiés.

L’application de la Convention doit respecter les dispositions en vigueur en matière de protection des données et notamment la Convention pour la protection des personnes à l’égard du traitement automatisé des données à caractère personnel, faite à Strasbourg le 28 janvier 1981, et, pour les États membres de l’Union Européenne, les dispositions de la Directive n° 95/46/CE du Parlement Européen et du Conseil du 24 octobre 1995 relative à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données.

Article 3

Cet article renferme l’engagement pris par les États contractants : si les conditions énoncées à l’article 2 sont remplies, les États doivent reconnaître aux données communiquées par voie électronique exactement la même valeur juridique que si elles avaient été transmises sur un support matériel.

Article 4

La présente Convention prévoit, à l’article 1, que la transmission électronique s’applique aux échanges et à la délivrance de données prévus par des Conventions de la CIEC, conclues ou à conclure. En général, les transmissions auront lieu entre autorités ou officiers de l’état civil des États contractants. Toutefois, certaines Conventions (par exemple, Conventions n° 16 sur la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, n° 20 sur la délivrance d’un certificat de capacité matrimoniale, n° 27 sur la délivrance d’un certificat de vie ou n° 28 sur la délivrance d’un certificat de nationalité) prévoient la délivrance de documents à des particuliers. Afin de faciliter les démarches des usagers dans ces cas, il est apparu nécessaire de créer une compétence pour que les officiers de l’état civil ou une autre autorité puissent agir pour le compte de particuliers.

L’article 4, paragraphe 1, permet ainsi à un État contractant d’habiliter certaines de ses autorités (par exemple, une mairie, un bureau d’état civil ou un notaire) à effectuer ou à recevoir une transmission électronique à la demande de particuliers ayant qualité à cette fin. Le texte ne précise pas selon quelle loi cette qualité doit être appréciée. En pratique, l’autorité sollicitée de transmettre la demande s’y refusera si son droit ne reconnaît pas au particulier qualité pour se faire délivrer la donnée demandée. De même, l’autorité de l’État requis refusera de transmettre la donnée si son droit s’y oppose.

La liste des autorités ainsi habilitées doit faire l’objet d’une communication au Conseil Fédéral Suisse (voir article 12).

Afin de favoriser l’utilisation par les particuliers des données ainsi transmises, l’article 4, paragraphe 2, permet à un État contractant d’habiliter les autorités qui reçoivent une communication par voie électronique à en délivrer, dans la forme prévue par sa législation nationale, une copie papier certifiée conforme. La certification ne porte cependant que sur la transmission elle-même : l’autorité se borne à certifier qu’elle a reçu les données reproduites dans le document papier mais pas l’exactitude de celles-ci.

Article 5

Bien que la présente Convention ne se soit voulue à l’origine que la « servante » de Conventions élaborées par la CIEC, on a estimé souhaitable de prévoir une extension facultative de son application à des données dont l’échange ou la délivrance n’est pas prévue par ces Conventions, comme par exemple des formules, actes ou extraits nationaux établis conformément à des Recommandations de la CIEC ou munis des codes approuvés par la CIEC, ou encore des données figurant dans des registres de la population. Une telle extension a semblé utile compte tenu des développements prévisibles dans l’utilisation de ces nouvelles technologies et des services pouvant être rendus ainsi tant aux administrations qu’aux usagers. La faculté d’extension est ouverte aux seuls États membres de la CIEC et ne crée d’obligation qu’envers un État contractant membre de la CIEC ayant déclaré l’accepter.

Article 6

Cet article est destiné à permettre à la CIEC de faciliter l’utilisation de la voie électronique. Parmi les mesures qui pourraient être envisagées figure un annuaire de l’adresse électronique des autorités concernées, mis à la disposition des États contractants.

Article 7-14

Les clauses finales figurant dans ces articles ont été alignées sur la pratique d’autres organisations internationales et, à la différence de Conventions antérieures de la CIEC, la notion d’adhésion n’est utilisée ici que pour les États non membres.

Les articles 7 à 14 appellent peu de commentaires. D’après l’article 9, l’entrée en vigueur de la Convention est subordonnée à la ratification, l’acceptation ou l’approbation par deux États membres de la CIEC. En vertu de l’article 8, tout État non membre de la CIEC pourra adhérer à la Convention après son entrée en vigueur à condition d’être déjà partie à une ou plusieurs Conventions de la CIEC prévoyant la communication internationale de données. Dans un tel cas, la Convention s’appliquerait, pour cet État, non pas à toutes les données, mais uniquement à celles visées par la Convention ou les Conventions liant déjà l’État adhérent.

La communication de la liste visée à l’article 12 a pour but de permettre à un État qui reçoit d’une autorité d’un autre État une demande de données pour le compte d’un particulier de s’assurer de la régularité de celle-ci.

État Présent

Parties	Signature	Ratification (Instrument déposé le)	Entrée en Vigueur	Déclaration / Réserve
ALLEMAGNE	17/09/2001	/	/	/
FRANCE	17/09/2001	/	/	/
GRÈCE	17/09/2001	/	/	/
ITALIE	17/09/2001	/	/	/
PORTUGAL	17/09/2001	/	/	/
TURQUIE	17/09/2001	/	/	/