Convention (n°26) concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil

RAPPORT EXPLICATIF

Adopté par l’Assemblée Générale le 12 septembre 1996 à  Rome, et complété le 11 septembre 1997 à  Neuchâtel

A. GÉNÉRALITÉS

Parmi les problèmes qui ont occupé la Commission Internationale de l’État Civil, la communication des actes de l’état civil entre officiers de l’état civil des différents États membres est un des premiers à  avoir retenu l’attention de la Commission.

C’est ainsi qu’après avoir élaboré sa première Convention « relative à  la délivrance de certains extraits d’actes de l’état civil destinés à  l’étranger », signée à  Paris le 27 septembre 1956, et en avoir facilité l’application en adoptant la Convention n° 2 relative à  la délivrance gratuite et à  la dispense de légalisation des expéditions d’actes de l’état civil, signée à  Luxembourg le 26 septembre 1957, la CIEC franchit très rapidement un pas supplémentaire en adoptant la Convention n° 3 concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil.

Partant en effet du constat que plusieurs États membres de la CIEC étaient liés entre eux par des Conventions bilatérales prévoyant l’échange automatique d’informations en matière d’état civil, la Convention n° 3, signée à  Istanbul le 4 septembre 1958, généralise aux États contractants un tel échange en prévoyant l’envoi automatique à  l’officier de l’état civil du lieu de naissance de chaque conjoint ou du défunt d’un avis mentionnant la rédaction ou la transcription d’un acte de mariage ou de décès.

La Convention n° 3 fut complétée par un Protocole additionnel, introduit par la Convention n° 23, signée à  Patras le 6 septembre 1989, qui d’une part introduit dans les modèles d’avis employés pour l’échange d’informations les traductions en anglais, en espagnol, en grec et en portugais, et d’autre part offre la possibilité d’utiliser soit les modèles d’avis originaires, soit les extraits plurilingues annexés à  la Convention n° 1 susmentionnée ou à  la Convention n° 16 relative à  la délivrance d’extraits plurilingues de l’état civil, signée à  Vienne le 8 septembre 1976.

La présente Convention est destinée à  se substituer progressivement à  la Convention n° 3.

Elle vise d’abord à  élargir le champ d’application matériel de celle-ci, l’échange d’informations entre les États membres couvrant non seulement les mariages et les décès mais également les dissolutions du mariage et les reconnaissances. Ensuite elle tend, comme on le verra ci-après, à  simplifier les formules utilisées pour l’envoi des informations en y introduisant le codage issu de la toute récente Convention n° 25, signée à  Bruxelles le 6 septembre 1995. Enfin elle concerne l’ensemble des officiers de l’état civil d’un État contractant et non seulement ses officiers de l’état civil territoriaux.

B. COMMENTAIRE DES ARTICLES

Article 1er

Cet article régit l’échange des extraits d’actes de mariage. En employant les mots « lorsqu’un officier de l’état civil inscrit un mariage« , cet article vise tous les mariages devant être inscrits dans le registre, que l’officier de l’état civil les ait lui-même célébrés ou non.

Il est à  noter que le texte s’adresse aux officiers de l’état civil d’un État contractant et non, comme à  l’article 1er de la Convention n° 3, aux officiers de l’état civil exerçant leurs fonctions sur le territoire de l’un des États contractants. Il en résulte que les agents consulaires exerçant les fonctions d’officiers de l’état civil sont inclus dans le champ d’application de la présente disposition et sont soumis aux obligations de transmission des extraits qui en découlent.

Par ailleurs, on remarquera que la faculté laissée aux États par la Convention n° 3 de subordonner l’envoi de l’information à  la condition qu’elle concerne un ressortissant de l’État destinataire a été supprimée car il a été considéré qu’elle n’avait plus guère de justification à  une époque caractérisée par l’augmentation de la circulation des personnes au-delà  des frontières, et par la multiplication des cas de bi- ou multinationalité.

Article 2

Cet article vise les mentions de divorce (alinéas 1 et 2), celles d’annulation ou d’inexistence du mariage ainsi que les autres modes de dissolution du mariage tel l’ « Eheaufhebung » du droit allemand (alinéa 3) Le cas de la dissolution par décès est réglé à  l’article 4, alinéa 2. Les avis prévus par cet article doivent être communiqués à  l’officier de l’état civil du lieu de célébration du mariage et à  celui du lieu de naissance de l’un ou des deux conjoints.

Article 3

Les reconnaissances pouvant être inscrites par n’importe quel officier de l’état civil, même étranger, la communication d’un extrait de l’acte de reconnaissance à  l’officier de l’état civil du lieu de naissance révèle toute l’utilité de la présente Convention.

En revanche il a été décidé de ne pas prévoir un échange d’informations en matière de légitimation, l’institution même de la légitimation n’étant pas connue dans plusieurs de nos pays en raison de l’identité de statut des enfants légitimes et naturels. En outre, en l’absence d’acte de légitimation, il aurait été nécessaire pour l’officier de l’état civil d’interpréter la conséquence d’un événement d’état civil à  la lumière d’un droit étranger, ce qui n’aurait pas manqué de susciter des difficultés génératrices d’erreurs. Il convient de rappeler que la Convention n° 12 de la Commission Internationale de l’État Civil du 10 septembre 1970 sur la légitimation par mariage a pour but de résoudre certains de ces problèmes et prévoit des échanges d’informations à  ce sujet.

Article 4

La communication de l’extrait de l’acte de décès à  l’officier de l’état civil du lieu de naissance du défunt a une grande importance pour les États dont l’acte de naissance d’une personne constitue la base de son état civil, tous les actes relatifs à  son état ultérieur, reconnaissance, mariage, divorce, devant être mentionnés en marge de l’acte de naissance, y compris le décès.

Cette communication est également faite, lorsque le défunt était marié, aux officiers de l’état civil du lieu du mariage et du lieu de naissance du conjoint.

Article 5

Cette disposition complète utilement la Convention n° 9 relative aux décisions de rectification d’actes de l’état civil qui prévoit notamment les conditions dans lesquelles les décisions de rectification des actes de l’état civil sont portées à  la connaissance des autres États contractants concernés.

Sans préjuger de l’utilisation qui sera faite de l’acte rectifié par l’État destinataire, la présente Convention permettra la transmission automatique de la décision rectifiée aux officiers de l’état civil qui détiennent d’autres actes relatifs à  la personne concernée.

Par « personnes concernées » l’article 5 vise non seulement la personne directement citée dans l’acte en cause mais aussi celles dont un acte de l’état civil peut être modifié ou complété par voie de conséquence. Par exemple, la rectification du nom de la personne objet d’un acte de mariage peut entraîner la modification du nom dans les divers actes de l’état civil de son conjoint ou de ses enfants qui sont dès lors des « personnes concernées« .

Comme dans la Convention n° 9, les décisions de rectification sont celles qui visent à  réparer une erreur matérielle et non celles qui modifient l’état de la personne ou statuent sur le droit de porter un titre nobiliaire ou honorifique. S’agissant des titres nobiliaires, ceux-ci constituent un élément du nom dans certains États (Belgique) ; ils figurent alors dans les actes de l’état civil comme composant du nom et peuvent dans ce cas donner lieu à  rectification et donc à  application de l’article 5.

Article 6

Les communications prévues par la Convention sont faites entre officiers de l’état civil dépositaires d’actes relatifs à  la personne concernée ; elles ne tiennent donc pas compte de la nationalité de celle-ci. Il convient d’ailleurs de souligner que les officiers de l’état civil de la plupart des États membres de la CIEC n’ont pas de compétence en matière de nationalité pour les personnes figurant dans les actes qu’ils rédigent.

Afin de lever toute difficulté d’interprétation, il a semblé opportun de préciser dans la Convention que la communication des avis et extraits d’actes ne préjuge pas de la nationalité des personnes concernées.

Article 7

La présente Convention règle uniquement l’échange d’informations en matière d’état civil et renvoie, quant à  l’utilisation qui sera faite de ces informations, à  la législation de l’État destinataire qui donnera à  ses officiers de l’état civil les instructions nécessaires.

Les informations reçues pourront donc, selon les États, être utilisées pour émarger un acte d’état civil ou au contraire comme simple renseignement

Quant à  la communication des données, elle pourra seulement s’effectuer dans les mêmes conditions que pour les données d’état civil déjà  détenues dans le pays considéré, dans le respect de la confidentialité qui s’attache normalement à  ce type de données.

Article 8

Pour les États dont la législation prévoit la tenue d’un registre de famille, il est important que l’officier de l’état civil de l’État destinataire d’un avis ou extrait visé aux articles 1 à  5 soit informé du lieu du dépôt et du numéro du registre de famille de la personne concernée, lorsque celle-ci est née sur le territoire de cet État.

Ces informations n’étant pas toujours en possession de l’officier de l’état civil de l’État d’envoi, l’article 8 prévoit qu’il les communiquera uniquement si cela lui est possible.

Il appartiendra à  chaque État de déterminer, conformément à  sa législation, s’il lui est possible de recueillir ces informations auprès de la personne concernée, compte tenu notamment des documents d’identité en sa possession, ou par tout autre moyen approprié.

Articles 9 à  13

Comme d’autres Conventions de la CIEC, celle-ci établit le modèle des formules qui seront utilisées pour l’échange d’informations. Pour la première fois cependant, le recours à  des formules plurilingues a été abandonné.

L’augmentation du nombre des États membres de la CIEC et donc celui des langues utilisées aurait abouti à  des formules difficilement exploitables si toutes ces langues devaient être mentionnées dans chaque formule. Il a dès lors paru préférable d’utiliser les acquis de la Convention n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d’état civil, signée à  Bruxelles le 6 septembre 1995.

Les formules seront rédigées dans la langue de l’autorité qui les a établies, les mentions fixes étant assorties d’un code calqué sur celui du lexique annexé à  la Convention n° 25.

Pour les besoins de la présente Convention, huit formules ont dà» être créées. Les officiers de l’état civil seront appelés à  les compléter et les avis et extraits seront datés, comprendront le nom du signataire, sa signature ainsi que le sceau de l’autorité qui les délivre.

Il peut arriver qu’une législation nationale interdise certaines mentions alors que de telles énonciations sont prévues par les formules. Ainsi dans un des États membres de la CIEC, il n’est pas possible d’indiquer les noms des père et mère dans l’extrait d’acte de naissance. Dans une telle hypothèse, l’officier de l’état civil pourra s’abstenir de compléter la rubrique concernée.

De même, conformément à  ce qui été dit à  propos de l’article 8, la rubrique relative au registre de famille ne devra être complétée que si cela est possible dans l’État d’expédition de l’avis ou de l’extrait.

L’article 9, alinéa 2, et les articles 10 à  12 méritent peu de commentaires. Ces dispositions sont directement inspirées de celles qui figurent dans la Convention n° 16 relative à  la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil, signée à  Vienne le 8 septembre 1976. Quant à  l’article 13, il se borne à  prévoir la constitution d’une annexe comprenant la liste des termes utilisés et des codes correspondants.

Article 14

Comme c’est le cas pour la Convention n° 25 relative au codage des énonciations figurant dans les documents d’état civil, les États contractants devront déposer auprès du Secrétariat Général la traduction dans leur ou leurs langues officielles des termes inclus dans la liste des mentions figurant sur les formules et cette traduction devra être approuvée par le Bureau de la CIEC.

Il va de soi que la plus grande cohérence sera assurée entre les traductions de ces mentions et celle des mentions similaires figurant en annexe de la Convention n° 25.

Dans son second alinéa cet article règle le problème de la procédure de modification d’une traduction.

Article 15

Cet article prévoit un mode simplifié de révision du codage des énonciations afin de ne pas rendre inutilement complexe une opération purement technique qui n’a pas d’incidence sur le fond de la Convention. Cette révision pourra être faite par une résolution votée à  la majorité simple par les représentants des États membres de la Commission Internationale de l’État Civil et des États contractants non membres. Il va de soi que toute modification doit tenir compte des codes utilisés dans les autres Conventions de la Commission Internationale de l’État Civil.

Article 16

La présente Convention est destinée à  remplacer progressivement la Convention n° 3 concernant l’échange international d’informations en matière d’état civil ainsi que le Protocole additionnel à  cette Convention signé à  Patras le 6 septembre 1989; elle se substituera donc à  ceux-ci dans les rapports entre les États ayant ratifié les deux Conventions.

Par ailleurs, tout comme la Convention n° 3, elle ne fera pas obstacle aux transmissions de documents par la voie diplomatique ou par toute autre voie prévue dans une Convention particulière.

Article 17

Cet article pose le principe selon lequel, lorsque la personne concernée est un réfugié, aucune information d’état civil ne peut être communiquée, en application de la Convention, aux officiers de l’État d’origine du réfugié.

Bien entendu les dispositions de ce texte, qui ne doit pas être interprété a contrario, n’ont pas pour effet de modifier les pratiques suivies en faveur des réfugiés dans l’application des autres Conventions de la CIEC.

Articles 18 à  23

Ces articles contiennent les clauses finales réglant la ratification de la Convention, son entrée en vigueur et sa durée.

La Convention est une Convention semi-ouverte en ce sens que tout État membre de l’Union Européenne ou du Conseil de l’Europe pourra y adhérer.