Convention (n°16) relative à la délivrance d’extraits plurilingues d’actes de l’état civil

signée à  Vienne le 8 septembre 1976
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Les États signataires de la présente Convention, désireux d’améliorer les règles relatives à  la délivrance d’extraits plurilingues de certains actes de l’état civil, notamment lorsqu’ils sont destinés à  servir à  l’étranger, sont convenus des dispositions suivantes :
Article 1er
Les extraits des actes de l’état civil constatant la naissance, le mariage ou le décès sont, lorsqu’une partie intéressée le demande ou lorsque leur utilisation nécessite une traduction, établis conformément aux formules A, B et C annexées à  la présente Convention.
Dans chaque État contractant, ces extraits ne sont délivrés qu’aux personnes qui ont qualité pour obtenir des expéditions littérales.
Article 2
Les extraits sont établis sur la base des énonciations originaires et des mentions ultérieures des actes.
Article 3
Chaque État contractant a la faculté de compléter les formules annexées à  la présente Convention par des cases et des symboles indiquant d’autres énonciations ou mentions de l’acte, à  condition que le libellé en ait été préalablement approuvé par l’Assemblée Générale de la Commission Internationale de l’État Civil.
Toutefois chaque État contractant a la faculté d’adjoindre une case destinée à  recevoir un numéro d’identification.
Article 4
Toutes les inscriptions à  porter sur les formules sont écrites en caractères latins d’imprimerie ; elles peuvent en outre être écrites dans les caractères de la langue qui a été utilisée pour la rédaction de l’acte auquel elles se réfèrent.
Article 5
Les dates sont inscrites en chiffres arabes indiquant successivement, sous les symboles Jo, Mo et An, le jour, le mois et l’année. Le jour et le mois sont indiqués par deux chiffres, l’année par quatre chiffres. Les neuf premiers jours du mois et les neuf premiers mois de l’année sont indiqués par des chiffres allant de 01 à  09.
Le nom de tout lieu mentionné dans un extrait est suivi du nom de l’État où ce lieu est situé, chaque fois que cet État n’est pas celui où l’extrait est délivré.
Le numéro d’identification est précédé du nom de l’État qui l’a attribué.
Pour indiquer le sexe sont exclusivement utilisés les symboles suivants : M = masculin, F = féminin.
Pour indiquer le mariage, la séparation de corps, le divorce, l’annulation du mariage, le décès du titulaire de l’acte de naissance ainsi que le décès du mari ou de la femme, sont exclusivement utilisés les symboles suivants: Mar = mariage; Sc = séparation de corps ; Div = divorce ; A = annulation ; D = décès ; Dm = décès du mari ; Df = décès de la femme. Ces symboles sont suivis de la date et du lieu de l’événement. Le symbole « Mar » est en outre suivi des nom et prénoms du conjoint.
Article 6
Au recto de chaque extrait les formules invariables, à  l’exclusion des symboles prévus à  l’article 5 en ce qui concerne les dates, sont imprimées en deux langues au moins, dont la langue ou l’une des langues officielles de l’État où l’extrait est délivré et la langue française.
La signification des symboles doit y être indiquée au moins dans la langue ou l’une des langues officielles de chacun des États qui, au moment de la signature de la présente Convention, sont membres de la Commission Internationale de l’État Civil ou sont liés par la Convention de Paris du 27 septembre 1956 relative à  la délivrance de certains extraits d’actes de l’état civil destinés à  l’étranger, ainsi que dans la langue anglaise.
Au verso de chaque extrait doivent figurer :
– une référence à  la Convention, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article,
– la traduction des formules invariables, dans les langues indiquées au deuxième alinéa du présent article, pour autant que ces langues n’ont pas été utilisées au recto,
– un résumé des articles 3, 4, 5 et 7 de la Convention, au moins dans la langue de l’autorité qui délivre l’extrait.
Chaque État qui adhère à  la présente Convention communique au Conseil Fédéral Suisse, lors du dépôt de son acte d’adhésion, la traduction dans sa ou ses langues officielles des formules invariables et de la signification des symboles.
Cette traduction est transmise par le Conseil Fédéral Suisse aux États contractants et au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil.
Chaque État contractant aura la faculté d’ajouter cette traduction aux extraits qui seront délivrés par ses autorités.
Article 7
Si le libellé de l’acte ne permet pas de remplir une case ou une partie de case de l’extrait, cette case ou partie de case est rendue inutilisable par des traits.
Article 8
Les extraits portent la date de leur délivrance et sont revêtus de la signature et du sceau de l’autorité qui les a délivrés. Ils ont la même valeur que les extraits délivrés conformément aux règles de droit interne en vigueur dans l’État dont ils émanent.
Ils sont acceptés sans légalisation ou formalité équivalente sur le territoire de chacun des États liés par la présente Convention.
Article 9
Sous réserve des accords internationaux relatifs à  la délivrance gratuite des expéditions ou extraits d’actes de l’état civil, les extraits délivrés en application de la présente Convention ne peuvent donner lieu à  la perception de droits plus élevés que les extraits établis en application de la législation interne en vigueur dans l’État dont ils émanent.
Article 10
La présente Convention ne met pas obstacle à  l’obtention d’expéditions littérales d’actes de l’état civil établies conformément aux règles de droit interne du pays où ces actes ont été dressés ou transcrits.
Article 11
Chaque État contractant pourra, lors de la signature, de la notification prévue à  l’article 12 ou de l’adhésion, déclarer qu’il se réserve la faculté de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits d’actes de naissance concernant des enfants adoptés.
Article 12
Les États contractants notifieront au Conseil Fédéral Suisse l’accomplissement des procédures requises par leur Constitution pour rendre applicable sur leur territoire la présente Convention.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera les États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil de toute notification au sens de l’alinéa précédent.
Article 13
La présente Convention entrera en vigueur à  compter du trentième jour suivant la date du dépôt de la cinquième notification et prendra dès lors effet entre les cinq États ayant accompli cette formalité.
Pour chaque État contractant, accomplissant postérieurement la formalité prévue à  l’article précédent, la présente Convention prendra effet à  compter du trentième jour suivant la date du dépôt de sa notification.
Dès l’entrée en vigueur de la présente Convention, le Gouvernement dépositaire en transmettra le texte au Secrétaire des Nations Unies en vue de son enregistrement et de sa publication, conformément à  l’article 102 de la Charte des Nations Unies.
Article 14
La Convention relative à  la délivrance de certains extraits d’actes de l’état civil destinés à  l’étranger, signée à  Paris le 27 septembre 1956, cesse d’être applicable entre les États à  l’égard desquels la présente Convention est entrée en vigueur.
Article 15
La réserve visée à  l’article 11 pourra à  tout moment être retirée totalement ou partiellement. Le retrait sera notifié au Conseil Fédéral Suisse.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera les États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil de toute notification au sens de l’alinéa précédent.
Article 16
La présente Convention s’applique de plein droit sur toute l’étendue du territoire métropolitain de chaque État contractant.
Tout État pourra, lors de la signature, de la notification, de l’adhésion ou ultérieurement, déclarer par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse que les dispositions de la présente Convention seront applicables à  l’un ou plusieurs de ses territoires extra-métropolitains, des États ou des territoires dont il assume la responsabilité internationale. Le Conseil Fédéral Suisse avisera de cette dernière notification chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil. Les dispositions de la présente Convention deviendront applicables dans le ou les territoires désignés dans la notification le soixantième jour suivant la date à  laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu ladite notification.
Tout État qui a fait une déclaration, conformément aux dispositions de l’alinéa 2 du présent article, pourra, par la suite, déclarer à  tout moment, par notification adressée au Conseil Fédéral Suisse, que la présente Convention cessera d’être applicable à  l’un ou plusieurs des États ou territoires désignés dans la déclaration.
Le Conseil Fédéral Suisse avisera de la nouvelle notification chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil.
La Convention cessera d’être applicable au territoire visé le soixantième jour suivant la date à  laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu ladite notification.
Article 17
Tout État pourra adhérer à  la présente Convention après l’entrée en vigueur de celle-ci. L’acte d’adhésion sera déposé auprès du Conseil Fédéral Suisse. Celui-ci avisera chacun des États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil de tout dépôt d’acte d’adhésion. La Convention entrera en vigueur, pour l’État adhérent, le trentième jour suivant la date du dépôt de l’acte d’adhésion.
Article 18
La présente Convention demeurera en vigueur sans limitation de durée. Chacun des États contractants aura toutefois la faculté de la dénoncer en tout temps au moyen d’une notification adressée par écrit au Conseil Fédéral Suisse, qui en informera les autres États contractants et le Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil.
Cette faculté de dénonciation ne pourra être exercée par un État avant l’expiration d’un délai d’un an à  compter de la date à  laquelle la Convention est entrée en vigueur à  son égard.
La dénonciation produira effet à  compter d’un délai de six mois après la date à  laquelle le Conseil Fédéral Suisse aura reçu la notification prévue à  l’alinéa premier du présent article.
En foi de quoi les représentants soussignés, dûment autorisés à  cet effet, ont signé la présente Convention.
Fait à Vienne, le 8 septembre 1976, en un exemplaire qui sera déposé dans les archives du Conseil Fédéral Suisse et dont une copie certifiée conforme sera remise par la voie diplomatique à  chacun des États contractants et au Secrétaire Général de la Commission Internationale de l’État Civil.
Domaine territorial de la Convention
Au moment de la notification de la ratification de la Convention, l’Ambassade des Pays-Bas à  Berne a précisé que la Convention est applicable au Royaume en Europe.
Déclaration de réserve
Au moment de la signature de la Convention, la Confédération Suisse déclare, aux termes de l’article 11, qu’elle se réserve la faculté de ne pas appliquer la présente Convention aux extraits d’actes de naissance concernant les enfants adoptés dont la filiation d’origine subsiste.
N.D.L.R.
Le 20 juin 1990, la République Socialiste Fédérative de Yougoslavie a notifié au Département fédéral suisse des affaires étrangères la ratification de la Convention (entrée en vigueur le 20 juillet 1990). Le 16 octobre 2001, la République fédérale de Yougoslavie a déposé une déclaration de succession pour la Convention n° 16, la déclaration prenant effet rétroactivement le 27 avril 1992. Dans une lettre datée du 5 février 2003, la République fédérale de Yougoslavie (Serbie, Monténégro) a informé l’ONU que son nom officiel était désormais Serbie-et-Monténégro. Le 6 juin 2006, la Serbie a confirmé qu’elle continuait la personnalité juridique internationale de la République de Serbie-et-Monténégro.
Le 1er décembre 1992, le Ministère des affaires étrangères de la République de Slovénie a déposé auprès du Département fédéral suisse des affaires étrangères un instrument d’adhésion à  la Convention (en vigueur pour Slovénie depuis le 31 décembre 1992).
Le 22 septembre 1993, la République de Croatie a déposé auprès du Conseil fédéral suisse un instrument d’adhésion à  la Convention (en vigueur pour Croatie depuis le 22 octobre 1993).
Le 15 avril 1994,l’ex-République yougoslave de Macédoine a déposé auprès du Conseil fédéral suisse une déclaration de succession pour la Convention. L’ex-République yougoslave de Macédoine est devenue partie à  la Convention le 8 septembre 1991, date de son indépendance.
Le 11 octobre 1995, la République de Bosnie-Herzégovine a déposé auprès du Conseil fédéral suisse une déclaration de succession pour la Convention. La République de Bosnie-Herzégovine est devenue partie à  la Convention le 6 mars 1992, date de son indépendance.
Le 26 mars 2007, la République du Monténégro a déposé une déclaration de successeur des traités dont la Suisse est dépositaire et auxquels la Serbie-et-Monténégro était partie au 3 juin 2006 ; la Convention n° 16 est entrée en vigueur pour la République du Monténégro le 3 juin 2006, date de son indépendance.
Le 17 septembre 2015, la République de Cabo Verde a déposé auprès du Département fédéral suisse des affaires étrangères un instrument d’adhésion à  la Convention (en vigueur pour la République de Cabo Verde depuis le 17 octobre 2015).
Seul l'original français fait foi.

RAPPORT EXPLICATIF

Adopté par l’Assemblée Générale de Francfort le 24 mars 1976

A. GÉNÉRALITÉS

La Convention relative à  la délivrance de certains extraits d’actes de l’état civil destinés à  l’étranger, signée à  Paris le 27 septembre 1956, est en vigueur dans neuf États membres de la Commission Internationale de l’État Civil.

Rédigés en sept langues, les extraits délivrés en application de cette Convention sont acceptés dans de très nombreux pays et rendent notamment des services appréciables tant aux émigrants qu’aux autorités des pays d’immigration. Néanmoins il a paru nécessaire de modifier la Convention en raison d’une part de l’adhésion de nouveaux membres à  la Commission Internationale de l’État Civil, de l’adhésion de la Yougoslavie à  la Convention, ce qui implique l’utilisation de langues supplémentaires, et d’autre part l’opportunité de mettre les formules en harmonie avec celles du livret de famille international, institué par la Convention signée à  Paris le 12 septembre 1974.

L’importance des modifications à  apporter a conduit à  l’élaboration d’une nouvelle Convention, de préférence à  l’utilisation de la procédure de révision prévue à  l’article 12 de la Convention de 1956.

B. COMMENTAIRES DES ARTICLES

Articles 1 et 2

Ces articles régissent les matières réglées par l’article 1er de la Convention de 1956. Celle-ci prévoyait une faculté -et non une obligation- de délivrer des extraits plurilingues lorsque l’utilisation d’un extrait rédigé en une seule langue nécessitait une traduction. La nouvelle Convention prévoit l’obligation en ce cas ainsi que dans tous ceux où une partie le demande, de délivrer un extrait plurilingue. Cette modification répond à  l’intérêt des parties, qui ne doit pas être laissé à  l’appréciation de l’autorité détentrice de l’acte.

Article 3

Cet article correspond à  l’alinéa 2 de l’article 4 de la Convention de 1956.

Il permet toutefois d’ajouter aux formules, sans autorisation préalable, un numéro d’identification (cf. article 7, alinéa 2 de la Convention de 1974).

La nouvelle Convention n’énumère plus, comme celle de 1956, les mentions que doivent comporter les extraits. Cette énumération est désormais superflue puisque les modèles des extraits sont annexés à  la Convention.

Article 4

Cet article s’inspire des dispositions de l’article 6, alinéa 1, de la Convention de 1974.

Article 5

La manière d’inscrire les dates et d’utiliser les symboles qui faisaient l’objet de l’article 3 de la Convention de 1956 est désormais conforme à  celle prévue à  l’article 7 de la Convention de 1974.

Les alinéas 2 et 3 précisent respectivement le mode de désignation des lieux et d’indication des numéros d’identification.

Article 6

Cet article détermine les langues qui doivent être utilisées pour l’établissement des extraits.

Au recto, les formules invariables doivent être imprimées dans au moins deux langues, dont la langue ou l’une des langues officielles de l’État où l’extrait est délivré et la langue française (voir Convention de 1974, art. 8). Par contre la signification des symboles doit être indiquée dans au moins la ou l’une des langues officielles de chacun des États qui sont membres de la Commission Internationale de l’État Civil ou qui sont liés par la Convention de 1956. Si un État -par exemple la Yougoslavie- a plusieurs langues, il suffit d’utiliser une de ces langues. En outre la langue anglaise doit toujours être utilisée en raison de son emploi très répandu.

Au verso de l’extrait doit figurer d’abord une référence à  la Convention, dans les langues prescrites pour indiquer la signification des symboles. Doit y figurer ensuite la traduction dans les mêmes langues des formules invariables, à  l’exclusion des langues utilisées au recto pour l’impression de ces formules. Doit enfin y figurer un résumé des articles 3, 4, 5 et 7 de la Convention, qui contiennent les règles relatives à  l’établissement de l’extrait. Dès lors que ces règles s’adressent à  l’autorité qui délivre l’extrait, il suffit que ce résumé soit établi dans la langue de ladite autorité. Il n’est cependant pas interdit de l’établir également en d’autres langues.

Articles 7 – 10

Ces articles s’inspirent des dispositions correspondantes des Conventions de 1956 (articles 3, 5, 6 et 7) et de 1974 (articles 10, 11 et 13). Alors que l’article 6 de la Convention de 1956 soumettait les extraits délivrés en application de cette Convention à  la perception des mêmes droits que les extraits établis en application de la législation interne en vigueur dans l’État dont les extraits émanaient, l’article 9 de la présente Convention se borne à  prescrire que les extraits délivrés en application de celle-ci ne peuvent donner lieu à  la perception de droits plus élevés que ceux prévus par la législation interne. Il n’a pas été possible, en raison des exigences du droit fiscal dans un certain nombre d’États membres de la Commission Internationale de l’État Civil, de prescrire la gratuité des extraits délivrés en application de la Convention. Toutefois la Commission Internationale de l’État Civil, considérant que l’état civil est un service public, recommande cette gratuité et souhaite que, dans tous les États membres, la délivrance de copies ou d’extraits d’actes, que ce soit en application de la Convention ou conformément au droit interne, soit dispensée de tous droits fiscaux.

Article 11

La réserve, prévue par cet article, pourra être faite par un État qui craint que l’utilisation des formules A ou C puisse révéler que l’extrait concerne un enfant adopté. Cette réserve pourra à  tout moment être retirée totalement ou partiellement (article 15).

Un État contractant pourrait aussi faire cette réserve partiellement en la limitant par exemple aux enfants adoptés dont la filiation d’origine subsiste.

Articles 12 – 18

Ces articles contiennent les clauses dites de style réglant la ratification de la Convention, son entrée en vigueur et sa durée. Contrairement aux autres conventions de la Commission Internationale de l’État Civil qui prévoient qu’elles entrent en vigueur après deux ratifications, la présente Convention dispose, en son article 13, qu’elle entrera en vigueur après cinq ratifications. Cette disposition a été prévue en raison du fait que la nouvelle Convention est appelée à  remplacer celle de 1956 qui lie actuellement dix États.

La Convention de 1956, à  moins qu’elle ne soit dénoncée, restera en vigueur entre deux États qui sont liés par elle, même si l’un d’eux a ratifié la seconde Convention, que celle-ci soit ou non entrée en vigueur.

Par contre, elle cessera d’être en vigueur entre deux États qui étaient liés par elle, mais qui ont l’un et l’autre ratifié la seconde, pour autant que cette dernière soit entrée en vigueur par suite de la ratification de cinq États.

La nouvelle Convention, comme d’ailleurs celle de 1956, est une Convention ouverte, c’est-à -dire que tout État, qu’il soit ou non membre de la Commission Internationale de l’État Civil, pourra y adhérer après son entrée en vigueur.

État Présent

Parties Signature Ratification
(Instrument déposé le)
Entrée en Vigueur Déclaration / Réserve
+ ALLEMAGNE 08/09/1976 18/06/1997 18/07/1997 /
AUTRICHE 08/09/1976 12/03/1981 30/07/1983 /
BELGIQUE / 02/06/1997 02/07/1997 /
* BOSNIE-HERZÉGOVINE 08/09/1976 11/10/1995 06/03/1992 /
+ BULGARIE 08/09/1976 18/11/2013 18/12/2013 /
+ CABO VERDE 08/09/1976 17/09/2015 17/10/2015 /
+ CROATIE 08/09/1976 22/09/1993 22/10/1993 /
ESPAGNE / 25/03/1980 30/07/1983 /
+ ESTONIE 08/09/1976 24/11/2011 24/12/2011 /
FRANCE / 17/12/1986 16/01/1987 /
GRÈCE 08/09/1976 / / /
ITALIE / 14/08/1979 30/07/1983 /
+ LITUANIE 08/09/1976 30/12/2009 29/01/2010 /
LUXEMBOURG / 28/04/1978 30/07/1983 /
* MACÉDOINE DU NORD 08/09/1976 15/04/1994 08/09/1991 /
+ MOLDAVIE 08/09/1976 15/04/2008 15/05/2008 /
* MONTÉNÉGRO 08/09/1976 26/03/2007 03/06/2006 /
PAYS-BAS 08/09/1976 27/03/1987 26/04/1987 /
+ POLOGNE 08/09/1976 02/10/2003 01/11/2003 /
PORTUGAL / 30/06/1983 30/07/1983 /
+ ROUMANIE 08/09/1976 06/05/2013 05/06/2013 /
* SERBIE 08/09/1976 16/10/2001 27/04/1992 /
+ SLOVÉNIE 08/09/1976 01/12/1992 31/12/1992 /
SUISSE 08/09/1976 19/03/1990 18/04/1990
TURQUIE 08/09/1976 31/05/1985 30/06/1985 /
+ adhésion *succession / / / /