Convention (n°14) relative à l’indication des noms et prénoms dans les registres de l’état civil

GÉNÉRALITÉS

La Convention tend à  assurer dans tous les États contractants l’indication uniforme des noms et prénoms des personnes physiques dans les registres de l’état civil.

Il est à  peine nécessaire de souligner la nécessité de cette uniformité. Le nom et les prénoms constituant les principaux éléments d’identification d’une personne, il faut que ces éléments soient concordants partout où cette personne se trouve et que cette uniformité se reflète dans tous les actes de l’état civil qui la concernent.

La Convention a essentiellement un caractère technique. Elle se borne à  prescrire que les noms et prénoms qui doivent être indiqués dans les actes de l’état civil seront la reproduction exacte des noms et prénoms figurant dans les actes ou documents existants, présentés en vue de l’établissement du nouvel acte. Selon le cas cette reproduction se fera par transcription littérale (art. 2) ou par translittération (art. 3). Si les documents produits présentent des divergences dans la graphie d’un nom ou de prénoms d’une personne, la préférence sera donnée aux actes et aux documents d’identité émanant de l’État dont l’intéressé était ressortissant lors de l’établissement de l’acte ou du document (art. 4). Si l’intéressé n’a aucun nom ni prénom, il sera désigné par l’appellation sous laquelle il est connu (art 5). Si une même personne est désignée par des noms ou prénoms différents dans deux ou plusieurs actes, les autorités compétentes prendront des mesures en vue de la suppression des divergences (art. 6).

Le caractère technique de la Convention est clairement mis en évidence par l’article premier qui prévoit expressément que les règles en vigueur dans chaque État en ce qui concerne la détermination des noms et prénoms continueront à  être appliquées.

Par ailleurs, lors de l’établissement d’un acte de l’état civil il ne devra pas uniquement être tenu compte des actes et documents qui sont présentés à  cette fin, mais également des changements ultérieurs intervenus légalement dans les noms et prénoms de la personne intéressée.

Enfin si les actes ou documents présentés comportent une erreur évidente de rédaction, cette erreur ne devra pas être reprise dans le nouvel acte à  établir.

Ainsi la Convention laisse intactes les règles de fond et les règles de conflits relatives à  la détermination des noms et prénoms. Son application se situe à  un moment postérieur à  celui où le nom et les prénoms ont été déterminés en vertu d’autres dispositions. Elle ne concerne que l’indication du nom et des prénoms ainsi déterminés dans les actes à  établir.

EXAMEN DES ARTICLES

Terminologie

a) Dans certains pays le terme acte s’applique à  l’original d’un acte de l’état civil inscrit dans un registre. Dans d’autres pays cet original est appelé inscription. Dans quelques pays le terme acte s’applique au document qui est délivré par l’officier de l’état civil et qui, dans d’autres pays est qualifié copie ou extrait.

Les termes utilisés dans l’intitulé de la Convention (indication dans les registres) et dans les différents articles (acte dressé dans un registre – copie ou extrait d’un acte) ne laissent subsister aucune ambigüité.

b) Les termes autorité d’un État contractant utilisés aux articles 2, 3, 5 et 6 montrent que ces dispositions s’adressent non seulement aux officiers de l’état civil municipaux, mais à  toute autorité qualifiée pour dresser un acte de l’état civil notamment dans les postes diplomatiques ou consulaires, aux armées et à  bord de navires ou aéronefs.

Article 1er

Cet article fixe le champ d’application de la Convention. Celle-ci s’applique à  l’indication des noms et prénoms dans les registres de l’état civil, non seulement des ressortissants des États contractants, mais de toute personne, quelle que soit sa nationalité, qui fait l’objet, dans l’un de ces États, d’un acte de l’état civil.

Pour le surplus, le but de l’article premier est de sauvegarder l’application des règles en vigueur dans chaque État contractant et qui régissent la détermination des noms et prénoms.

Les termes règles de droit, utilisés au second alinéa, visent aussi bien les règles de droit international privé.

Si en vertu des règles de droit international privé d’un État contractant le droit interne de cet État doit être appliqué quant au nom d’un ressortissant dudit État, l’officier de l’état civil de cet État continuera à  appliquer les dispositions de son propre droit interne. Ainsi, lorsqu’il devra dresser l’acte de mariage d’un enfant légitime de nationalité belge, né en Espagne, l’officier de l’état civil belge ne désignera l’intéressé que par le seul nom patronymique de son père et cela même si l’acte de naissance lui attribue comme nom patronymique le nom de son père suivi de celui de sa mère. Les termes règles de droit montrent également que si dans un État contractant les règles de droit international privé rendent le droit interne de cet État applicable à  la détermination du nom des nationaux dudit État, ce même droit interne est applicable à  la détermination du nom des réfugiés et des apatrides dont le statut personnel est régi par la loi de cet État.

Le troisième alinéa de l’article premier ne dispense pas l’officier de l’état civil qui doit inscrire un acte dans ses registres de tenir compte des changements qui sont intervenus légalement dans les noms et prénoms depuis que les actes et documents produits ont été établis.

L’officier de l’état civil devra tenir compte des règles du droit international privé de son État pour vérifier si le changement dans le nom ou les prénoms est intervenu légalement.

L’alinéa 4 de l’article premier sauvegarde le droit que peuvent avoir les autorités appelées à  dresser un acte de l’état civil de ne pas tenir compte des erreurs évidentes de rédaction que comporteraient les actes ou documents qui sont produits.

Tel peut notamment être le cas lorsque l’officier de l’état civil a connaissance d’un acte de l’état civil antérieur dressé dans son pays ou dans les pays dont la personne intéressée a été antérieurement ressortissante. Lorsqu’une femme belge née aux Pays-Bas a épousé en France un ressortissant français dont elle n’a pas acquis la nationalité et que, dans son acte de mariage, son nom a été déformé, l’officier de l’état civil belge ou néerlandais auquel cet acte est présenté, par exemple en vue de l’établissement de l’acte de naissance de son enfant ou d’un nouveau mariage, pourra assez facilement déceler l’erreur. Dans ce cas, il ne tiendra pas compte de l’acte erroné et énoncera correctement le nom de l’intéressé, notamment en se référant à  la filiation.

Article 2

Cet article s’applique au cas où, en vue de l’établissement d’un acte de l’état civil, est présenté un acte ou document dans lequel le nom et les prénoms sont écrits dans les mêmes caractères que ceux de la langue en laquelle l’acte doit être dressé.

L’article opte parmi les différents systèmes de reproduction de noms, pour le système littéral ; toutes les lettres composant le nom et les prénoms sont reproduites sans aucune notification. Ce système est le seul qui garantisse une uniformité en évitant par exemple que la lettre u soit transportée en ou ou en oe et les lettres cz en ch ou en tch.

La règle de la reproduction littérale s’applique également aux signes diacritiques. Ainsi, le lettre ü avec tréma ; la lettre ö sera recopiée ö et ne sera pas transposée en oe. Les signes diacritiques devront être reproduits, même s’ils n’existent pas dans la langue dans laquelle l’acte doit être dressé. Si l’acte est établi à la machine à écrire, les signes diacritiques seront, le cas échéant, ajoutés à la main

Le premier alinéa de l’article dispose encore que les noms et prénoms soient reproduits sans modification ni traduction. Il convient cependant de rappeler que la rigueur de cette disposition, qui est spécialement importante en ce qui concerne les particules, les noms déclinés et les prénoms, est tempérée, le cas échéant, par les dispositions des alinéas 2, 3 et 4 de l’article premier. Les noms et prénoms devront être recopiés des actes et documents qui sont présentés en vue de l’établissement du nouvel acte. Ceci ne diminue en rien le droit pour l’officier de l’état civil d’exiger la production d’autres actes ou documents qui seraient nécessaires pour lui permettre d’inscrire un acte dans ses registres ; le cas échéant, il s’adressera à  son collègue ou à  toute autorité compétente pour obtenir une copie ou un extrait de l’acte qu’il doit pouvoir consulter. Les actes et documents qu’il obtient ainsi doivent évidemment être considérés, aussi bien que ceux produits par les intéressés, comme des documents présentés.

Article 3

L’article opte, parmi les différents systèmes de transposition, pour le système de translittération : chaque caractère, le cas échéant avec ses signes diacritiques, est reproduit par son équivalent dans l’autre langue.

Ici également toute traduction est interdite.

L’article 2 précise à  l’alinéa 2 que s’il existe des normes recommandées par l’Organisation Internationale de Normalisation (I.S.O.)^[1], ces normes devront être appliquées.

Ce système garantit une uniformité et évite les discordances résultant des interprétations divergentes des traducteurs.

4. I.S.O./R 843. Système international pour la translittération des caractères grecs en caractères latins. 1ère édition (corrigée) octobre 1968.

Il va de soi que, si une norme est modifiée, il y a lieu de l’appliquer telle qu’elle est recommandée par l’I.S.O. au moment où l’acte est inscrit dans les registres. Les éventuelles modifications des normes peuvent être trouvées dans le bulletin que l’I.S.O. publie annuellement. Les actes qui ont été inscrits avant la modification de la norme ne doivent évidemment pas être rectifiés.

Il appartient aux États contractants de prendre les mesures nécessaires pour assurer la diffusion et l’application des normes de l’I.S.O.

Lorsqu’il n’existe pas de normes recommandées par l’I.S.O., la transposition devra néanmoins être faite dans toute la mesure du possible par translittération

Ainsi, à  l’heure actuelle, il n’existe pas de normes pour la translittération des caractères latins en caractères grecs. Il semble cependant possible, dans un grand nombre de cas, de réaliser cette translittération, notamment à  l’aide de règles de translittération contenues dans la norme I.S.O. 843 (système international pour la translittération des caractères grecs en caractères latins).

Par contre, il semble bien qu’en l’absence totale de normes il ne soit pas possible de translittérer des caractères cyrilliques, arabes ou hébreux en caractères grecs, ni les caractères chinois en caractères grecs ou latins. Dans ces conditions, la reproduction pourra être faite dans les cas envisagés, par un autre procédé tel que la transposition phonétique. Il reste cependant que, même dans cette éventualité, les traductions sont interdites. Le nom et les prénoms doivent être reproduits par translittération à  partir des actes et documents qui sont présentés en vue de l’établissement du nouvel acte.

Ce qui a été exposé ci-dessus à  propos de l’article 2 en ce qui concerne le droit pour l’officier de l’état civil d’exiger la production de certains actes ou documents ou de les demander aux autorités qui les détiennent, vaut également pour l’application de l’article 3.

Si, dans un État contractant, on connaît des écritures différentes (écriture latine et écriture gothique de la langue allemande par exemple), la Convention n’empêche pas que l’officier de l’état civil choisisse entre ces écritures, selon les règles en vigueur dans son pays.

Il peut advenir, notamment lorsqu’il s’agit d’établir un acte de naissance ou un acte de décès qui doivent nécessairement être dressés dans un court délai, qu’aucun acte ou document ne puisse être présenté. En l’absence de dispositions sur ce point, l’officier de l’état civil pourra se contenter de la déclaration de la personne qui se présente devant lui et l’inviter à  faire par écrit sa déclaration concernant le nom et les prénoms. Cette déclaration écrite permettra la reproduction du nom et des prénoms, soit par translittération (art 3) soit littéralement (art 2). Ce procédé de déclaration écrite sera d’ailleurs parfois le seul possible en ce qui concerne les prénoms attribués à  un enfant dans son acte de naissance.

Article 4

Cet article règle le cas où il y a, au sujet de la graphie du nom ou des prénoms d’une personne, divergence entre les documents présentés: dans cette éventualité il sera tenu compte des actes de l’état civil et des documents établissant l’identité de la personne intéressée, dressés par une autorité de l’État dont elle était ressortissante au moment où ces actes ou documents ont été dressés.

Il y a lieu de se référer à  ce qui a été dit ci-dessus à  propos du droit pour l’officier de l’état civil d’exiger des comparants ou de demander aux autorités compétentes certains actes ou documents. L’alinéa 2 de l’article 4 précise que le terme ressortissant utilisé à  l’alinéa premier ne s’applique pas seulement aux nationaux d’un État mais aussi aux apatrides et aux réfugiés dont le statut personnel est régi par les lois dudit État.

L’article 4 ne règle pas le cas où un bipatride présente des documents établis dans les deux États dont il a la nationalité. Dans cette hypothèse la solution doit être recherchée dans les règles ordinaires en matière de bipatridie. L’article ne règle pas non plus le cas où une personne n’était pas ressortissante de l’État dont émane le document présenté, ni les cas où une personne a eu successivement la nationalité de plusieurs États et présente des documents établis dans chacun de ces États à  un moment où elle en possédait la nationalité. En ces cas, l’officier de l’état civil se référera à  sa propre législation.

Article 5

Cet article règle le cas où une personne n’a pas de nom ou que son nom n’est pas connu : cette personne sera désignée par ses seuls prénoms ; si elle n’a pas de prénoms ou si ceux-ci sont également inconnus, elle sera désignée par l’appellation sous laquelle elle est connue.

L’article précise cependant que cette façon de procéder ne doit être appliquée qu’à  défaut de règles contraires de droit interne (par exemple des règles concernant l’attribution d’un nom ou de prénoms aux enfants trouvés).

Article 6

Cet article concerne le cas où des noms ou prénoms différents sont attribués à  une même personne dans des actes de l’état civil dressés dans plusieurs États contractants ou même dans un seul de ces États.

Cette situation peut se produire en ce qui concerne des actes dressés avant l’entrée en vigueur de la Convention ; elle pourrait aussi se produire en ce qui concerne des actes dressés après cette entrée en vigueur, notamment lorsque certaines dispositions de la Convention n’auraient pas été correctement appliquées.

La situation envisagée pourrait également résulter de l’application même de la Convention. Ainsi par exemple l’application des articles 4 et 5 peut aboutir à  des solutions divergentes.

Dans toutes ces éventualités, il convient que dans chaque État contractant l’autorité compétente fasse le nécessaire en vue de la suppression des divergences ; à  cette fin, ces autorités pourront correspondre directement entre elles.

Dans la pratique, l’officier de l’état civil qui aura été amené en vertu de la Convention à  ne pas reproduire, dans l’acte qu’il dresse, les noms ou prénoms tels qu’ils sont indiqués dans l’acte ou document qui lui est présenté, en avisera l’autorité dont émane ce dernier acte ou document en lui signalant pour quel motif il a dà» s’en écarter.

Cet avis peut être donné par l’officier de l’état civil lui-même ou par l’autorité dont il dépend ou qui le contrôle (parquet, autorité de contrôle).

L’autorité qui reçoit l’avis pourra ainsi vérifier si l’acte ou le document qu’elle avait dressé comporte une erreur ; si elle conclut qu’il y a en effet une erreur dans un acte de l’état civil, dressé dans son pays, elle fera le cas échéant le nécessaire pour faire rectifier son acte. Si au contraire, elle conclut que l’erreur a été commise par l’autorité même qui lui a envoyé l’avis, elle lui fera connaître ses raisons afin que ladite autorité puisse vérifier s’il ne convient pas qu’elle provoque la rectification. Cette correspondance pourrait éventuellement révéler que les deux actes qui se contredisent contiennent une erreur et qu’il convient de les rectifier tous les deux.

L’article 6, dont l’application contribuera ainsi à  la concordance des actes de l’état civil dans les États contractants, ne doit cependant pas être interprété comme faisant une obligation aux autorités de ces États de provoquer la rectification de toutes les erreurs, aussi minimes qu’elles soient, qui pourraient apparaître dans les actes de l’état civil.

Ces autorités restent compétentes pour apprécier, dans chaque cas, l’opportunité d’une action en rectification. Il est parfaitement concevable qu’elles s’en abstiennent, le cas échéant, lorsque l’erreur est peu importante, par exemple lorsqu’il ne s’agit que d’une légère erreur dans les prénoms et lorsque l’acte n’est pas de nature à  avoir une incidence sur l’orthographe du nom d’une personne dans un acte ultérieur ; tel pourrait notamment être le cas lorsque cette personne n’est intervenue dans l’acte qu’à  titre de déclarant ou de témoin. Le but essentiel de l’article 6 est en effet de faire apparaître les erreurs et de permettre la rectification des actes erronés. Tel n’est pas le cas des divergences provenant de l’application de règles différentes de droit international privé.

L’article 6 ne déroge en rien à  la Convention relative aux décisions de rectification d’actes de l’état civil, signée à  Paris le 10 septembre 1964 et qui tend notamment à  donner compétence à  l’autorité d’un État contractant qui rend une décision, rectifiant une erreur dans un acte de l’état civil dressé sur le territoire de cet État, rectifier par cette même décision la même erreur qui aurait été reproduite dans un acte concernant la même personne ou ses descendants dressé ultérieurement sur le territoire d’un autre État contractant.

Articles 7 à  21

Ces articles contiennent les clauses dites de style réglant la ratification de la Convention, son entrée en vigueur et sa durée.