Belgique

 

Le service de l’état civil existe depuis le 17 juin 1796, date de la publication en Belgique du décret français du 20 septembre 1792 qui détermine le mode de constater l’état civil des citoyens.

 

Les autorités catholiques (curés des paroisses) au moyen des registres paroissiaux. Les documents établis avant le 17 juin 1796 ne sont pas légalement des actes de l’état civil. En principe, ils ont une certaine force probante jusqu’à preuve du contraire en ce qui concerne la filiation et l’orthographe des noms, bien que certaines décisions ne leur reconnaissent que la valeur de renseignements.

 

 

Dans les Pays-Bas méridionaux (dont faisait partie la Belgique), l’édit perpétuel de 1611 prescrivit que les gens de loi des villes et des villages lèveraient chaque année un double des registres de baptêmes, mariages et sépultures. Ils devaient conserver ce double dans leurs archives, et établir un second double à déposer au greffe du chef-lieu. Ces dispositions furent complétées par un édit impérial du 6 août 1778.

 

La réforme définitive de l’état civil fut l’œuvre de la Révolution française. Elle consista dans la sécularisation de l’état civil. Elle fut annoncée par la Constitution du 3 septembre 1791, réalisée par le décret du 20 septembre 1792 (cf. ci-dessus), et consacrée définitivement par le Code civil.

En Belgique, l’article 109 de la Constitution du 7 février 1831 disposait que « la rédaction des actes de l’état civil et la tenue des registres sont exclusivement dans les attributions des autorités communales ».

 

L’article 164 de la Constitution coordonnée le 17 février 1994, reproduit l’ancien article 109 de la Constitution de 1831.

 

L’état civil est régi par le titre II « de l’état civil » du Livre Ier « des personnes » du Code civil du 21 mars 1804.

 

La loi du 13 avril 2019 portant création d’un Code civil, crée un nouveau Code civil en Belgique. Depuis l’entrée en vigueur de cette loi, le Code civil du 21 mars 1804 porte l’intitulé   « ancien Code civil ». A ce jour, les dispositions relatives à l’état civil, aux personnes et à la famille – qui devraient faire partie de son Livre II –, n’ont pas encore été intégrées dans ce nouveau Code civil.

Les dispositions du titre II du livre Ier de l’ancien Code civil ont été complètement modernisées, informatisées et simplifiées par la loi sur la modernisation de l’état civil (intitulé complet : loi du 18 juin 2018 portant dispositions diverses en matière de droit civil et des dispositions en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, (Moniteur belge du 2 juillet 2018, entrée en vigueur le 31 mars 2019). La modernisation de l’état civil s’est poursuivie avec la loi portant des dispositions diverses en matière de justice et la loi du 31 juillet 2020 portant dispositions urgentes diverses en matière de justice. Ces dispositions ont été récemment modifiées par la loi du 13 septembre 2023 portant des dispositions diverses en matière de modernisation de l’état civil, afin de répondre à certaines difficultés rencontrées dans la pratique.

 

La circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l’informatisation de l’état civil et la circulaire du 24 août 2020 modifiant la circulaire du 19 mars 2019 relative à la modernisation et l’informatisation de l’état civil, en précisent le sens.

 

En principe, cette législation ne change en rien les missions de l’officier de l’état civil, ni sa compétence, ni sa responsabilité en la matière.

 

La principale nouveauté de cette loi réside dans la création de la banque de données des actes de l’état civil (BAEC). Elle dispose également que seuls des actes électroniques de l’état civil peuvent encore être établis à partir du 31 mars 2019.

 

La BAEC constitue désormais la source authentique des actes de l’état civil.

 

Par ailleurs, le Code consulaire du 21 décembre 2013, entré en vigueur le 15 juin 2014, définit les compétences des représentations consulaires belges, notamment en matière d’état civil.

 

 

Les décisions de l’ordre judiciaire conduisent très rarement à des modifications de la législation.

 

Certains arrêts de la Cour européenne des Droits de l’homme ont entraîné une réforme du droit familial. En particulier, l’arrêt Marckx c/ Belgique du 13 juin 1979 de la Cour Européenne des Droits de l’Homme a eu un important impact sur le droit de la filiation en jugeant que l’État belge devait mettre fin à la discrimination entre ce que l’on appelait jadis les enfants naturels et les enfants légitimes. Cet arrêt a conduit à l’adoption d’une loi du 31 mars 1987 réformant le droit de la filiation qui a aboli toute discrimination entre les enfants, qu’ils soient nés dans ou hors mariage.

La Cour de justice de l’Union européenne s’est également prononcée dans des affaires impliquant la Belgique, en lien avec l’état civil. Ainsi, dans son arrêt Garcia Avello c/ Belgique du 2 octobre 2003, la Cour a estimé que l’autorité administrative d’un État membre doit accorder le changement de nom pour des enfants mineurs résidant dans cet État et disposant de la double nationalité dudit État et d’un autre État membre, alors que cette demande a pour objet que ces enfants puissent porter le nom dont ils seraient titulaires en vertu du droit et de la tradition du second État membre.

 

Suite à cet arrêt, la Belgique a modifié sa législation et a adapté sa jurisprudence administrative en la matière.

 

La Cour constitutionnelle a rendu de nombreux arrêts en matière de droit de la filiation portant sur diverses questions (intérêt de l’enfant, possession d’état, prescription, …). Certains ont une incidence sur l’état civil.

 

En matière de nom, l’arrêt n° 161/2002 du 6 novembre 2002 de la Cour constitutionnelle n’a pas remis en question le cadre légal de l’époque qui prévoyait l’attribution à l’enfant du nom du père, en estimant que, contrairement au droit de porter un nom, le droit de donner son nom de famille à son enfant n’est pas un droit fondamental.

Depuis lors, sans attendre que la Cour constitutionnelle modifie sa jurisprudence en la matière, la loi du 8 mai 2014 a instauré l’égalité de l’homme et de la femme dans le mode de transmission du nom à l’enfant.

 

Suite à l’arrêt n° 2/2016 du 14 janvier 2016 qui avait considéré que l’attribution du nom du père comme règle par défaut était contraire à la volonté du législateur d’établir une égalité entre l’homme et la femme, il est désormais prévu qu’en cas de désaccord entre les parents (ou d’absence de choix), l’enfant porte les noms du père et de la mère accolés par ordre alphabétique.
Les arrêts de la Cour constitutionnelle n° 50/2017 du 27 avril 2017 et n° 48/2022 du 24 mars 2022 ont par ailleurs sanctionné les régimes antérieurs de changement de noms liés à une action en matière de filiation, en ce qu’ils créaient des discriminations entre les enfants majeurs et mineurs. La législation a été modifiée en 2023 suite à ces arrêts.

 

En ce qui concerne les transgenres, l’arrêt n° 99/2019 du 29 juin 2019 de la Cour constitutionnelle a estimé la législation lacunaire (et contraire à la Constitution) en ce que l’enregistrement du sexe dans l’acte de naissance est limité aux catégories binaires homme ou femme. Partant du principe de l’autodétermination, le législateur vise à permettre aux individus de mettre le sexe enregistré dans leur acte de naissance en adéquation avec leur vécu personnel. Dans cette perspective, il n’est pas raisonnablement justifié que des personnes dont l’identité de genre est non binaire soient obligées d’accepter, dans leur acte de naissance, un enregistrement du sexe sur la base du choix entre femme et homme qui ne correspond pas à leur identité de genre vécue intimement. Il revient cependant au seul législateur d’élaborer une solution en vue de remédier à l’inconstitutionnalité. La Cour Constitutionnelle a en outre estimé que les personnes dont l’identité de genre est fluide doivent également avoir la possibilité de modifier à nouveau l’enregistrement du sexe et le prénom après les avoir fait modifier. Une lourde procédure de retour au sexe initial devant le tribunal de la famille est, il est vrai, prévue, mais elle n’est pas justifiée eu égard aux objectifs visés. Elle discrimine les personnes dont l’identité de genre évolue dans le temps.

 

Le législateur n’a, jusqu’à présent, adapté que partiellement le cadre légal suite à cet arrêt. Ainsi, la loi du 20 juillet 2023 supprime le caractère irrévocable de la procédure de modification de l’enregistrement du sexe, et supprime le caractère limité des changements de prénom pour des raisons de transidentité.

 

 

L’état civil est laïc (art. 21 et 164 de la Constitution).

 

 

Non. Toutefois la validité des actes authentiques dressés à l’étranger en la forme religieuse est admise si cet acte répond aux conditions de forme selon le droit applicable en vertu du Code de droit international privé belge et réunit les conditions nécessaires à son authenticité selon le droit de l’État dans lequel il a été établi (art. 27 et suivants du Code de droit international privé), sans préjudice des autres conditions de validité exigées par notre droit international privé.

En outre, dans le cadre de la célébration d’un mariage, les autorités belges pourront reconnaître des effets aux mariages célébrés devant une autorité confessionnelle étrangère si le droit de l’état dans lequel le mariage a été célébré reconnaît que pareille célébration de mariage peut produire des effets de droit (art. 47, § 2, 3° du Code de droit international privé).

 

Sans objet.

 

Les actes sont dressés par :

• les officiers de l’état civil : les bourgmestres ou les échevins délégués par le Collège des bourgmestre et échevins aux fonctions d’officiers de l’état civil (art. 164 de la Constitution ; art. 7 de l’ancien Code civil) ;
• les agents habilités : « L’officier de l’état civil peut octroyer une autorisation spéciale écrite à un ou plusieurs agents de l’administration communale pour toutes les tâches relatives à l’établissement d’actes de l’état civil, en ce compris la délivrance des copies et d’extraits d’actes […]. Cette autorisation est mentionnée avant la signature de l’agent de l’administration communale à qui l’autorisation est accordée.
  Cette autorisation n’est pas possible pour :
  1° l’établissement de l’acte de mariage […] ;
  2° l’établissement de l’acte d’annulation [d’office] » (art. 9 de l’ancien Code civil) ;
• des officiers spéciaux de l’état civil, avec une compétence limitée, à savoir :
  – les agents diplomatiques ou consulaires belges (art. 10 de l’ancien Code civil – Code consulaire) ;
  – les officiers désignés par le ministre de la Défense ou l’autorité déléguée à cet effet (art. 11 de l’ancien Code civil) (uniquement pour des actes de décès dans des cas exceptionnels)
  – le commandant d’un navire qui bat pavillon belge ou d’un aéronef belge (articles 47 et 57 de l’ancien Code civil), pour les naissances et les décès (établissement d’un procès-verbal)

 

Actes électroniques établis après le 31 mars 2019 dans la BAEC :

Depuis le 31 mars 2019, tous les actes de l’état civil sont établis électroniquement par l’officier de l’état civil compétent et conservés dans la BAEC. Cela vaut également pour les ambassades et consulats belges.

La BAEC, gérée par le comité de gestion BAEC :

• garantit, en tant que source authentique, le stockage, la conservation et la mise à disposition de tous les actes de l’état civil repris dans la BAEC, et
• assure la conservation des actes de l’état civil jusqu’au moment de leur transfert aux Archives générales du Royaume. (art. 71, 2° et 9°, et art. 76 de l’ancien Code civil).

La conservation (archivage) des actes s’effectue donc de manière centralisée dans la BAEC.

Actes et registres de l’état civil sous format papier établis avant le 31 mars 2019 :

L’officier de l’état civil détenteur des registres de l’état civil sous format papier assure leur conservation jusqu’au moment du transfert des actes de l’état civil s’y trouvant aux Archives générales du Royaume (article 110 de la loi sur la modernisation de l’état civil) .

Même après l’enregistrement de l’acte papier ou du procès-verbal dans la BAEC, l’officier de l’état civil détenteur du registre doit conserver cet acte papier (ou le procès-verbal) jusqu’au moment du transfert de l’acte de l’état civil ou du procès-verbal aux Archives générales du Royaume (lorsque la commune décide de le faire) (art. 110, § 2, de la loi sur la modernisation de l’état civil).

Les détenteurs / dépositaires des registres papier de l’état civil sont :

– les officiers de l’état civil pour les actes dressés dans leur commune, qu’ils concernent des nationaux ou des étrangers ; – le greffe du tribunal de première instance de chaque arrondissement judiciaire auquel les doubles étaient remis au début de chaque année suivante (ancien art. 43 du Code civil remplacé par la loi sur la modernisation de l’état civil – art. 110 de la loi sur la modernisation de l’état civil) ;

– les conservateurs des archives de l’État pour les registres paroissiaux et les registres de l’état civil datant de plus de trente ans lorsqu’ils sont déposés aux archives de l’Etat. Le dépôt des registres détenus par les communes n’est qu’une faculté (loi du 24 juin 1955 relative aux archives, loi du 6 mai 2009 portant dispositions diverses);

– les agents diplomatiques ou consulaires belges pour les actes qu’ils ont dressé : https://diplomatie.belgium.be/fr/Services/services_a_letranger/etat_civil/actes_detat_civil

– Le Ministre de la Défense nationale détient et conserve les registres clôturés des unités de l’armée rentrées au pays ou dissoutes (anciens art. 90 et 91 du Code civil abrogés par la loi sur la modernisation de l’état civil – art. 110 de la loi sur la modernisation de l’état civil).

 

 

Non. L’article 164 de la Constitution stipule que la rédaction des actes de l’état civil et la tenue des registres sont exclusivement dans les attributions des autorités communales. Les officiers de l’état civil sont dès lors seuls responsables pour l’établissement des actes de l’état civil, sans tutelle mais sous contrôle du parquet.

 

L’officier de l’état civil agit donc de manière autonome et peut s’appuyer sur les circulaires du ministre de la Justice et du parquet ainsi que, pour la reconnaissance des décisions et actes étrangers, sur l’avis de l’Autorité centrale de l’état civil du SPF Justice.

 

Tous les actes de l’état civil sont établis dans une banque de données centrale (BAEC) qui peut être consultée par l’ensemble des officiers de l’état civil (communes et postes consulaires). La BAEC est gérée par le comité de gestion BAEC.

 

Si les anciens actes de l’état civil (sous format papier) n’ont pas encore été enregistrés dans la BAEC, il appartient au détenteur de l’acte papier de l’enregistrer dans la BAEC lorsqu’une autre commune en fait la demande (art. 109 de la loi sur la modernisation de l’état civil).

 

 

Les fonctions d’officier de l’état civil sont exercées par un mandataire communal, à savoir le bourgmestre ou l’échevin délégué (art. 164 de la Constitution et art. 7 de l’ancien Code civil), ou un agent délégué dont les compétences sont limitées (art. 9 de l’ancien Code civil). Seul l’officier de l’état civil signe les actes de l’état civil (art. 18 de l’ancien Code civil).

 

Les bourgmestre et échevins – et donc également l’officier de l’état civil – sont issus du conseil communal et perdent cette qualité s’ils cessent de faire partie du conseil communal (art. 3 de la nouvelle loi communale). Il s’agit de personnes élues pour un terme de six ans (art. 2 de la nouvelle loi communale).

L’officier de l’état civil ne doit pas réussir un concours ou un examen. Il ne s’agit pas d’une profession en tant que telle en Belgique.

 

 

Les lois coordonnées du 18 juillet 1966 sur l’emploi des langues en matière administrative divisent la Belgique en quatre régions linguistiques : la région de langue française, celle de langue néerlandaise, celle de langue allemande et Bruxelles-Capitale. A Bruxelles-Capitale les actes sont dressés, au choix de l’intéressé, soit en français, soit en néerlandais. Dans les communes des trois autres régions, ils sont établis dans leur langue respective. Toutefois des régimes particuliers sont prévus pour des communes ou groupes de communes contiguës à une région linguistique (communes dites “à facilités”).

 

Les différentes catégories d’actes

Ceux-ci sont :

– l’acte de naissance ;
– l’acte de mariage ;
– l’acte de décès ;
– l’acte de reconnaissance ;
– l’acte de reconnaissance prénatale ;
– l’acte d’adoption ;
– l’acte d’enfant sans vie ;
– l’acte d’absence ;
– l’acte de nationalité belge ;
– l’acte de modification de l’enregistrement du sexe ;
– l’acte de divorce ;
– l’acte de changement de nom ;
– l’acte de changement de prénom ;
– l’acte de déclaration de choix de nom ;
– l’acte de révocation ou de révision de l’adoption, de nouvelle modification d’enregistrement du sexe ou d’annulation.

Il n’existe plus d’actes de transcription de décisions judiciaires ou administratives ou d’autres actes de l’état civil.

Registres

• BAEC

Tous les actes de l’état civil sont établis et signés de manière électronique et conservés dans la BAEC. Cela vaut tant pour les actes établis en Belgique que pour ceux établis à l’étranger (postes diplomatiques et consulaires).

Si en raison de circonstances exceptionnelles, il est impossible d’établir un acte sous forme dématérialisée (p. ex. panne de la BAEC), l’officier de l’état civil doit établir un procès-verbal et en établir, dès que possible, un acte sous forme dématérialisée et joindre le procès-verbal en annexe dans la BAEC (art. 14 de l’ancien Code civil).

Cela s’applique également à certains officiers de l’état civil particuliers, comme le capitaine d’un navire ou d’un aéronef : celui ci-établit un procès-verbal en cas de naissance ou de décès sur son navire ou dans son aéronef, procès-verbal sur la base duquel un acte de l’état civil est établi le plus rapidement possible dans la BAEC (art. 47 et 57 de l’ancien Code civil).

• Registre de la population, registre des étrangers, registre d’attente et registre des non-résidents

Outre la BAEC, il existe un Registre national des personnes physiques (Loi du 8 août 1983 organisant un Registre national des personnes physiques), qui est un système d’enregistrement des données d’identification.

Ces données sont « récoltées » auprès de différentes sources :

– les registres de population et le registre des étrangers (Loi du 19 juillet 1991 relative aux registres de la population, aux cartes d’identité, aux cartes d’étranger et aux documents de séjour et circulaire du Ministre de l’Intérieur du 7 octobre 1992 concernant la tenue des registres de la population et des étrangers) qui reprennent, outre les informations que la loi prescrit, les informations relatives à l’identification et à la localisation des habitants ainsi que les informations nécessaires à la liaison avec d’autres fichiers administratifs. Toutes les personnes ayant leur résidence principale dans une commune du Royaume y sont inscrites (y compris les étrangers admis ou autorisés à séjourner plus de trois mois).

– les registres tenus par les postes diplomatiques et les postes consulaires belges à l’étranger, ces registres reprennent les données des ressortissants belges qui ne sont pas enregistrés dans les registres de la population d’une commune belge car ils résident à l’étranger et qui ont décidés de s’inscrire en tant que tels auprès d’un poste diplomatique ou consulaire

– le registre d’attente en ce qui concerne les demandeurs d’asile, pour lequel l’Office des étrangers (SPF Intérieur) possède une compétence générale en ce qui concerne la tenue à jour des informations. Certaines informations sont également communiquées par d’autres instances intervenant dans la procédure d’accueil des demandeurs d’asile: le Commissariat général aux réfugiés et apatrides, l’Agence fédérale pour l’accueil des demandeurs d’asile, le Conseil du Contentieux des étrangers, le Conseil d’État ainsi que les directeurs des centres d’accueil pour réfugiés.

Il existe également un registre pour les personnes qui sont non-résidentes et qui figurent dans un acte de l’état civil (p. ex. des témoins étrangers à un mariage), à savoir le registre des personnes physiques mentionnées sur un acte d’état civil belge établi par un officier de l’état civil, mais qui ne font pas l’objet d’une inscription ou d’une mention dans le Registre national des personnes physiques à un autre titre. L’inscription dans ce registre tient lieu de « mention dans le Registre national » : ces personnes ne peuvent pas (encore) être inscrites dans les registres de la population, le registre des étrangers, le registre d’attente ou les registres consulaires, mais figurent toutefois dans un acte de l’état civil. Ces personnes ne peuvent prétendre à aucun droit socio-économique du seul fait qu’elles font l’objet d’une inscription au registre national.

Les registres susmentionnés sont tenus sous la responsabilité du Collège des bourgmestre et échevins de chaque commune. Les litiges sont tranchés par le ministre de l’Intérieur ou son délégué.

Chaque personne inscrite sur l’un des registres susmentionnés possède un numéro d’identification utilisé par la banque de données nationale (registre national) contenant et centralisant les principales informations. Les données d’identification des personnes figurant aux registres de la population constituent la base de l’action administrative dans différents domaines (élection – liste des électeurs, établissement des listes de milice, prélèvement de taxes locales, enrôlement à l’impôt sur les revenus, sélection des jurés pour la Cour d’assises, gestion des dossiers des pensionnés, etc..). Différents certificats peuvent être délivrés à partir des registres de la population.

Dans les actes de l’état civil, les personnes auxquelles l’acte se rapporte, sont identifiées sur la base du numéro de registre national. En principe, cela vaut également pour les non-résidents, vu que l’identification par le biais du numéro de registre national est obligatoire pour toutes les personnes auxquelles l’acte se rapporte.

Le numéro de registre national ne fait pas partie des mentions figurant dans l’acte même (art 41, § 2, al. 2, de l’ancien Code civil). Il s’agit uniquement d’informations sous-jacentes permettant d’identifier les personnes afin que les données de la BAEC et celles du registre national puissent être reliées entre elles.

 

 

Oui. Tous les actes sont établis et signés électroniquement et conservés dans la BAEC.

 

Oui, pour autant que l’on remplisse les conditions d’obtention de copies et d’extraits ou que l’on ait le droit d’accéder à la BAEC (cf. ci-après).

 

La consultation des actes de l’état civil est prévue par la loi, d’une part, par la délivrance de copies et d’extraits, d’autre part, par un accès direct à la BAEC.

Délivrance de copies et d’extraits

• Les actes de l’état civil sont publics à l’expiration des délais suivants :

1) Actes de décès : plus de 50 ans
2) Actes de mariage : plus de 75 ans
3) Autres actes de l’état civil : plus de 100 ans (art. 29, § 1er, alinéa 1er, de l’ancien Code civil).

• Les copies ou extraits d’actes de l’état civil de moins de 50, 75 ou 100 ans respectivement peuvent uniquement être délivrés :

– à la personne que l’acte concerne ;
– à son époux ou épouse ;
– à son cohabitant légal ;
– à son représentant légal ;
– à ses ascendants ou descendants ;
– à ses héritiers, à leur notaire et à leur avocat (art. 29, § 1er, alinéa 2, de l’ancien Code civil).

• En ce qui concerne les actes de personnes qui ont procédé à une modification de l’enregistrement de leur sexe, la délivrance de copies est encore plus restreinte. Une copie de ces actes (c’est-à-dire sur lesquels la modification de l’enregistrement du sexe est visible) n’est possible que pour :

– la personne que l’acte concerne ;
– son représentant légal ;
– ses héritiers, leur notaire et leur avocat (art. 29, § 1er, alinéa 3, de l’ancien Code civil).

• Les copies et extraits peuvent être demandés via la commune (ou une commune quelle qu’elle soit) ou via la BAEC même (pour l’instant, uniquement pour les actes établis après le 31 mars 2019) (art. 29, § 2, de l’ancien Code civil). Les officiers de l’état civil extrairont eux-mêmes les copies et extraits de la BAEC si la demande en est faite à la commune.

• Recherches généalogiques :

L’arrêté royal du 17 mars 2021 relatif aux recherches à des fins généalogiques dans les actes de l’état civil et accordant l’accès à la BAEC aux Archives générales du Royaume et Archives de l’Etat, détermine les modalités de délivrance des extraits et copies ou de consultation des actes de l’état civil à des fins généalogiques.

Les extraits et copies sont délivrés avec la mention « Délivré à des fins généalogiques, historiques ou scientifiques ».

Les modalités diffèrent selon que les actes sont considérés comme publics ou non publics (notion d’actes publics : cf. ci-dessus).

1. Les actes publics

La consultation des actes de l’état civil intégrés dans la BAEC ne peut avoir lieu que par le biais de la délivrance d’un extrait ou d’une copie de celle-ci.

La consultation des actes de l’état civil des actes non intégrés dans la BAEC peut s’effectuer par une consultation des registres de l’état civil, les tables et pièces annexes.

Si ces actes sont disponibles sous format électronique dans les Archives de l’Etat, cette consultation peut avoir lieu :

– auprès de ces dernières ;
– ou auprès de l’officier de l’état civil de la commune dans lequel l’acte a été dressé si le Collège des bourgmestre et échevins l’a explicitement autorisé.

Si ces actes ne sont pas disponibles sous format électronique dans les Archives de l’Etat, la consultation s’effectue auprès de l’officier de l’état civil de la commune dans lequel l’acte a été dressé, selon les modalités prévues par le Collèges des bourgmestre et échevins.

2. Les actes non publics

Une demande motivée (justification, consentement des personnes concernées par l’acte, …) est adressée à la commune où a été dressé l’acte.

Si l’acte visé par la demande est intégré dans la BAEC, la copie et l’extrait sont établis sur la base des données contenues dans cette base de données. Si cet acte n’y est pas intégré, la copie ou l’extrait seront établis sur la base des registres de l’état civil sous format papier.

Accès à la BAEC

La BAEC n’est pas un registre public (art. 78, § 1er, de l’ancien Code civil). Néanmoins, outre la possibilité de délivrer des copies et extraits, les données de la BAEC peuvent être communiquées par voie électronique aux personnes, autorités ou institutions suivantes, dans le cadre de l’exercice de leurs missions légales (art. 78, § 2, de l’ancien Code civil) :

– les officiers de l’état civil et les fonctionnaires habilités par ces derniers ;
– les fonctionnaires consulaires belges, les agents habilités par ces derniers ainsi que les fonctionnaires qui relèvent des services compétents tels que désignés par le Roi, pour les fonctions consulaires, en particulier celles relevant de l’état civil ;
– les parquets ;
– les magistrats auprès des juridictions et leurs greffes ;
– les fonctionnaires qui relèvent des services désignés par le Roi, compétents pour le droit des personnes et l’état civil.

De plus, Les données électroniques pertinentes disponibles figurant dans la BAEC peuvent être communiquées à l’ensemble des services publics, institutions ou catégories professionnelles, dans le cadre de leur mission légale ou d’une mission relevant de l’exercice de l’autorité publique dont ils sont investis. A cette fin, un protocole est conclu entre le responsable du traitement initial et le responsable du traitement destinataire des données (et ce, conformément au Règlement Général sur la Protection des Données), à moins que les modalités relatives à la communication des données soient documentées de manière similaire dans une loi ou une norme réglementaire (art. 78, § 3, de l’ancien Code civil).

En vertu de l’article 81 de l’ancien Code civil, les autorités, institutions et personnes habilitées à consulter les données authentiques de la BAEC, ne sont plus autorisées à demander les données en question par l’intermédiaire de la personne concernée, ou d’un autre organisme ou autorité.

 

 

 

Sous réserve de l’ordre public, la législation belge ne s’oppose pas à ce que les agents diplomatiques ou consulaires étrangers exercent sur le territoire belge les fonctions d’officier de l’état civil pour les ressortissants de leur pays. Il n’est pas exigé que ces faits soient déclarés à l’officier de l’état civil belge territorialement compétent, sauf en ce qui concerne les naissances et les décès qui doivent toujours être déclarés à l’officier de l’état civil belge compétent ; en effet, dans le silence de la loi interne sur ce point, la doctrine et la jurisprudence admettent que les agents diplomatiques ou consulaires étrangers peuvent dresser les actes concernant leurs ressortissants si leur loi les y autorise. Ce principe est d’ailleurs conforme à l’article 5 de la Convention de Vienne du 24 avril 1963 sur les relations consulaires.

 

Les chefs de poste consulaire de carrière ou les chefs de poste consulaire honoraires mandatés sont habilités à dresser des actes de l’état civil qui concernent les Belges, réfugiés ou apatrides (art. 8, 9 et 12 du Code consulaire). Toutefois leur compétence se limite, depuis l’entrée en vigueur du Code consulaire (15 juin 2014), à dresser les actes suivants :

1° Les actes de naissance et de décès de Belges à condition que la naissance ou le décès ait lieu au sein de la circonscription consulaire ainsi que les actes de déclaration d’enfant sans vie dont l’un des parents est belge ;

2° Les actes de reconnaissance d’un enfant à condition que l’auteur soit belge et qu’il ait son domicile au sein de la circonscription consulaire ;

3° Les actes visés aux articles 335, 335ter et 335quater de l’ancien Code civil (déclaration de choix de nom) relatifs au nom d’enfants reconnus, à condition que l’enfant soit belge et qu’il ait sa résidence habituelle au sein de la circonscription consulaire ;
et

4° La rectification des actes susvisés telle que prévue à l’article 33 de l’ancien Code civil (rectification d’une erreur matérielle) (art. 7 du Code consulaire).

Les chefs de poste consulaire de carrière et les chefs de poste consulaire honoraires mandatés sont, dans le cadre de leurs compétences notariales, compétents pour :

1° pour autant que le ministre des Affaires étrangères l’ait autorisé, dresser des actes de consentement à l’adoption ou à l’adoption plénière, quelle que soit la nationalité de celui qui donne son consentement, à condition que la personne qui a besoin du consentement soit belge (art. 18, 4°, 19, et 20 du Code consulaire) ;
et

2° recevoir et délivrer toute procuration, attestation ou certificat qui concernent un projet d’adoption à établir ou à faire reconnaître en Belgique ou une adoption prononcée ou reconnue en Belgique (art. 368-5 de l’ancien Code civil).

 

 

Tous les actes de l’état civil sont disponibles via la BAEC, y compris ceux des postes consulaires et diplomatiques. Ceux-ci peuvent être demandés depuis n’importe quel endroit.

Si les anciens actes papier n’ont pas encore été enregistrés dans la BAEC, il appartient au détenteur des registres de les enregistrer dans la BAEC (art. 110 de la loi sur la modernisation de l’état civil).

Les doubles des registres des actes consulaires, établis avant le 31 mars 2019, sont déposés à la ville de Bruxelles, qui conserve également les registres des anciennes colonies (Congo belge ; Ruanda-Urundi).